Види і функції управлінського контролю

Процес управління складається з п’яти функцій: планування, організація, укомплектування персоналу, керівництво і контроль. Таким чином, контроль є частиною процесу управління.

Контроль – це основна цільова функція управління в організації: процес порівняння фактичної ефективності з встановленими стандартами компанії. Кожен менеджер повинен контролювати і оцінювати діяльність своїх підлеглих. Управлінський контроль допомагає зробити коригувальні дії з боку керівника в задані терміни, щоб уникнути непередбачених обставин чи фінансових втрат для компанії.

Базовий процес контролю включає три етапи:

Встановлення стандартів.
Вимірювання продуктивності у відповідності з цими стандартами.
Виправлення відхилень від стандартів і планів.

У рамках загального стратегічного плану організації, керівники визначають цілі для підрозділів в конкретних, точних, оперативних термінах, які включають планування ефективності для порівняння з фактичними результатами.

Стандарти, з якими буде порівнюватися фактична продуктивність, можуть бути отримані з минулого досвіду, статистичних даних і порівняльного аналізу (на основі кращих галузевих практик). Наскільки це можливо, стандарти розробляються на двосторонній основі, а не вище керівництво приймає рішення в односторонньому порядку з урахуванням цілей організації.

Навіщо потрібен управлінський контроль?

Якби персонал завжди робив те, що краще для організації, контролі і менеджменті не було б необхідності. Але очевидно, що люди іноді не можуть або не хочуть діяти в інтересах організації і повинен бути реалізований набір заходів контролю для запобігання небажаного поведінки та заохочення бажаних дій.

Навіть якщо співробітники належним чином оснащені для того, щоб добре виконувати свою роботу, деякі воліють цього не робити, оскільки індивідуальні цілі організації можуть не повністю збігатися. Іншими словами, відсутня відповідність цілей. У таких випадках необхідно вжити заходів, щоб підвищити мотивацію і продуктивність працівників.

Ефективна організація – це організація, в якій менеджери розуміють, як керувати і контролювати. Мета контролю як концепції і процесу полягає в тому, щоб допомогти мотивувати і направляти у відповідності з призначеними для них ролями. Розуміння процесу і систем управлінського контролю має важливе значення для довгострокової ефективності організації.

Без достатньої кількості систем контролю, безлад і хаос можуть зруйнувати організацію. Однак якщо системи контролю «душать» організацію, вона може постраждати від нестачі інновацій підприємництва.

Неадекватний контроль реалізації управлінських рішень може призвести до зниження продуктивності або підвищення ризику поганих фінансових результатів як мінімум. В крайньому випадку, якщо продуктивність не контролюється, результатом може стати організаційний збій.

Особливості ефективної системи управління

Ефективна система управління бізнесом – це інтегрований набір процесів та інструментів управління, які допомагають узгодити стратегію компанії і річні цілі з щоденними діями, контролювати продуктивність і ініціювати коригувальні дії.

Система управлінського контролю – це безперервний процес підвищення ефективності шляхом встановлення індивідуальних і колективних цілей, які відповідають стратегічним цілям організації, планування ефективності для досягнення цих цілей, аналізу і оцінки прогресу і розвитку знань, навичок і здібностей людей. Система контролю повинна бути зосереджена на результатах.

Ефективна управлінська система має наступні особливості:

Допомагає в досягненні організаційних цілей.

Полегшує оптимальне використання ресурсів.

Покращує загальну продуктивність організації.

Мотивує і підвищує моральний дух співробітників.

Контроль також встановлює дисципліну і порядок.

Чітко визначені і зрозумілі показники продуктивності.

Забезпечує майбутнє планування шляхом перегляду стандартів.

Стратегічні цілі стосуються всіх рівнів організації.

Ефективний контролінг зводить до мінімуму помилки.

Посилення управління і залученості співробітників.

Більш швидке досягнення першочергових цілей.

Процес управлінського контролю регулює діяльність компаній таким чином, щоб фактична продуктивність відповідала встановленим заздалегідь планом. Ефективна система контролю дозволяє менеджерам уникати обставин, які приносять збитки компанії.

18 функцій управлінського контролю

Контроль в управлінні – це будь-який процес, інструмент або система, які встановлені для того, щоб керівництво мало можливість регулювати діяльність компанії у відповідності з її цілями.

Контролінг здійснюється на нижньому, середньому і верхньому рівнях управління. На кожному рівні контроль буде відрізнятися: вище керівництво буде задіяно в стратегічному контролі, середнє керівництво – в тактичному, а нижній рівень – в оперативному контролі.

Нижче наведені функції контролю управлінських рішень:

Планування стратегії. Процес встановлення плану діяльності для досягнення цілей.

Управління вимогами. Формальне документування планів як вимог та управління змін цих планів при необхідності.

Фінансовий контроль. Моніторинг і облік бюджету компанії.

Управління продуктивністю. Процес узгодження низки цілей з працівниками та оцінка ефективності їх роботи у порівнянні з цими цілями.

Контроль роботи. Моніторинг співробітників для підвищення продуктивності, ефективності та якості роботи.

Управління програмами і проектами. Впровадження змін.

Контроль ризиків. Повторний процес виявлення, аналізу та усунення ризику.

Контроль безпеки. Виявлення та усунення загроз безпеки, і реалізація різних способів зниження ризиків.

Контроль відповідності. Впровадження процесів, процедур, систем, перевірок, вимірювань і звітів у відповідності з законами, правилами, стандартами і внутрішньою політикою організації.

Метрика і звітність. Розрахунок і передача значущих вимірів організаційної діяльності.

Бенчмаркінг. Повторний процес зіставлення результатів з галуззю діяльності компанії, конкурентами або сучасними кращими практиками.

Безперервне поліпшення. Процес вимірювання результатів роботи, поліпшення їх і вимірювання.

Контроль якості. Забезпечення відповідності вихідної продукції специфікаціям. Наприклад, впровадження процесу тестування продуктів на виробничій лінії.

Гарантія якості. Забезпечення якості – це процес запобігання майбутніх порушень якості. Наприклад, практика розслідування першопричин всіх збоїв для пошуку поліпшень виробництва.

Автоматизація. Підвищення продуктивності, ефективності і якості за рахунок автоматизації.

Управління даними. Практика збору інформації, яка може бути корисна в майбутньому, а також аналіз даних.

Управління запасами. Регулювання і облік запасів, щоб уникнути нестачі або надлишку.

Управління активами. Контроль активів, таких як виробничі об’єкти, інфраструктура, машини, програмне забезпечення та інтелектуальна власність.

Типи контролю та їх характеристики

Організаціям необхідні засоби контролю, щоб визначити, чи було досягнуто їх плани, і при необхідності вжити коригуючі дії. Головні цілі контролю управлінських рішень:

Адаптація до змін. Система управління може прогнозувати, відстежувати і реагувати на зміну умов навколишнього середовища.

Мінімізація помилок. Продуктивний управлінський контроль і облік обмежить кількість помилок, що виникають в діяльності фірми.

Мінімізація витрат і максимізація прибутку. Якщо організація управлінського контролю ефективно реалізована, то зможе знизити витрати і збільшити продуктивність.

Підприємства встановлюють системи контролю у ряді різних областях і на різних рівнях управління. Відповідальність за контролем управлінських рішень обширна. Існують різні класифікації та характеристики даної функції управління. Одна з найбільш поширених виглядає так:

Попередній контроль, також відомий як контроль прямого зв’язку, фокусується на ресурси, які організація отримує з навколишнього середовища. Він контролює якість і кількість цих ресурсів, перш ніж вони надійдуть в організацію.

Поточний контроль фокусується на дотримання стандартів якості і кількості продукту чи послуги в процесі перетворення.

Підсумковий контроль, також відомий як контроль зворотного зв’язку, фокусується на результатах організації після завершення процесу перетворення. Хоча підсумковий контроль може бути не таким ефективним, як попередній або поточний, він може надати керівництву інформацію для майбутнього планування.

За іншою класифікацією контроль підрозділяється на дві широкі категорії – регулюючий і нормативний контроль, і всередині цих категорій є кілька типів. Види управлінського контролю наведені у наступній таблиці.

Регулюючий контроль	Нормативний контроль
Бюрократичний Фінансовий Якісний	Командний Організаційний

У наступних розділах описано кожний вид і підвид контролю в управлінській діяльності.

Регулюючий контроль

Регулюючий контроль випливає з стандартних операційних процедур, що спонукає критику цього типу реалізації управлінського контролю як застарілого і неадекватної. Мається на увазі повний і тотальний контроль за усіма сферами діяльності організації.

Оскільки в останні роки підприємства стали більш гнучкими завдяки згладжуванню організаційної ієрархії і розширенню меж, критики відзначають, що регулює контроль може, швидше, перешкоджати досягненню мети. Ключовим з точки зору організації контролю управлінських рішень є відповідність контролю організаційним цілям.

Бюрократичний контроль

Бюрократичний контроль виникає з ліній влади, яка залежить від позиції в організаційній ієрархії. Чим вище рівень підпорядкування, тим більше у людини буде права диктувати свою політику. Бюрократичний контроль отримав погану славу, і почасти справедливо. Організації, занадто покладаються на відносини ланцюжка командних повноважень, перешкоджають гнучкості у разі непередбачених ситуацій. Проте є способи, якими менеджери можуть зробити компанію такою ж гнучкою і здатною швидко реагувати на проблеми клієнтів, як і будь-яка інша форма організації управлінського контролю.

Як зберегти ланцюг командування, одночасно забезпечивши гнучкість і швидке реагування в системі? Це саме те питання, який повинен вирішити бюрократичний контроль. Одне з рішень – стандартні робочі процедури, які делегують відповідальність по ієрархії в компанії.

Фінансовий контроль

Фінансовий контроль регулює ключові фінансові цілі, за які менеджери несуть відповідальність. Такі системи управлінського контролю поширені серед фірм, організованих як багаторазові стратегічні бізнес-одиниці (SBU). SBU – це продукт, послуга або географічні лінії, мають менеджерів, які несуть повну відповідальність за прибутки і збитки. Вони несуть відповідальність перед вищим керівництвом для досягнення фінансових цілей, які сприяють загальної прибутковості корпорації.

Дана категорія контролю прийняття управлінських рішень накладає обмеження на витрати. Для менеджерів збільшення витрат повинно бути виправдано збільшенням доходів. Для керівників відділів перебування в рамках бюджету зазвичай є одним з ключових показників ефективності.

Таким чином, роль фінансового контролю полягає у підвищенні загальної прибутковості, а також у підтримці розумних витрат. Щоб визначити, які витрати є необхідними, деякі фірми будуть порівнювати результати інших фірм в тій же галузі, а потім здійснювати аналіз управлінського контролю. Такий порівняльний аналіз дає дані, що дозволяють визначити, чи відповідають витрати середніми показниками по галузі.

Контроль якості

Контроль якості описує ступінь варіації процесів або продуктів, яка вважається прийнятною. Для деяких компаній стандартним є відсутність дефектів, тобто відсутність будь-яких змін. В інших випадках статистично незначуще відхилення допустиме.

Контроль якості впливає на кінцевий результат продукту або послуги, пропонованої клієнтам. Коли підприємство постійно підтримує відмінна якість, клієнти можуть розраховувати на атрибути продукту чи послуги фірми, але це також створює цікаву дилему. Надмірний контроль якості вже випускається, може знизити реакцію на унікальні потреби клієнтів.

Нормативний контроль

Замість того, щоб покладатися на стандартну політику та процедури організації, як в попередніх типах контролінгу, нормативний контроль керує поведінкою співробітників і менеджерів допомогою загальноприйнятих моделей поведінки.

Нормативний контроль вирішує, наскільки певний тип поведінки є правильним, а інший – менш підходящим. Наприклад, смокінг може бути прийнятним вбранням для церемонії нагородження американських бізнесменів, але абсолютно недоречний на церемонії нагородження шотландців, де формальний кілт більшою мірою відповідає місцевим звичаям. Тим не менш ніяких письмових норм щодо одягу прийнято не було.

Таким чином, різниця між регулятивної і нормативною системою контролю управлінських рішень полягає у формальності. Нормативний контроль – це неформальна система управління, на відміну від регулятивного.

Командний контроль

Така організація контролю управлінських рішень стала звичайним явищем у багатьох компаніях. Командні норми – це неформальні правила, які змушують членів команди усвідомлювати свої обов’язки перед колегами.

Хоча завдання команди зазвичай офіційно задокументована, способи взаємодії учасників процесу зазвичай розробляються з часом, коли команда проходить через фази зростання. Навіть керівництво неофіційно погоджено: іноді призначений лідер може мати менший вплив, ніж неформальний лідер. Якщо, наприклад, неформальний лідер володіє великим досвідом, ніж формальний керівник групи, члени команди, швидше за все, звернуться до неформального лідера за вказівками, які вимагають певних навичок або знань.

Командні норми мають тенденцію розвиватися поступово, але одного разу сформовані можуть чинити сильний вплив на поведінку компанії.

Організаційний контроль

Норми, засновані на організаційній культурі також є типом нормативного контролю. Організаційна культура включає в себе загальні цінності, вірування і ритуали конкретної організації. Таким чином, контроль цього типу полягає в правильному узгодженні норм і цілей.

Формальні і неформальні системи управління

Раніше згадувалося, що регулятивний контроль і всі його підвиди відносяться до формальної системі управління, тоді як нормативний – до неформальної. Таблиця нижче описує відмінності двох систем управління.

Формальна система управління	Неформальна система управління
Організація має чіткі процедури, правила та керівні принципи для пояснення різних управлінських вимог Вони мотивують керівництво, а також підлеглих для виконання поставлених завдань таким чином, щоб в оптимальні терміни досягти операційних цілей Використовуються для координації поведінки начальників і підлеглих	Організація характеризується неформальними і неписаними процесами для контролю з боку керівництва Вони спрямовані на те, щоб забезпечити більш високу мотивацію серед співробітників і забезпечити належну реалізацію цілей і стратегій організації Неформальні системи управління також підвищують узгодженість цілей
Прикладом формальної системи можуть служити правила та керівні принципи, які використовуються відділом кадрів щодо таких функцій, як наймання та підвищення кваліфікації персоналу.	Прикладом неформальної системи контролю може служити лояльність по відношенню до організації і повагу організаційної культури як стиль поведінки працівників.

Широкі категорії регулятивного та нормативного контролю присутні майже у всіх організаціях, але відносний акцент кожного типу варіюється. Всередині регулюючої категорії знаходяться бюрократичний, фінансовий контроль і контроль якості. У нормативній категорії знаходяться командні та організаційні норми. Обидві категорії норм можуть бути ефективними. Завдання управління полягає в тому, щоб привести поведінку співробітників у відповідність з цілями організації.

Отже, ефективний управлінський контроль може бути досягнутий кількома різними способами. Системи контролю призначені для збору даних і використання цієї інформації, щоб допомогти організації досягти своїх цілей. Система фокусується на ефективності різних організаційних елементів, від людської діяльності до фінансових результатів.

Встановлена система контролю може принести реальну користь компанії – вказати на проблеми, спланувати нові стратегії і забезпечити кращу координацію між різними департаментами та підрозділами.