План управління проектом: опис, складання, аналіз

Що таке план управління проектом, можна зрозуміти, розібравшись з терміном Project management. Це мистецтво і наука одночасно, добре зарекомендувало себе в ринковій економіці, орієнтованої на споживача. Воно являє собою структуровану опрацювання плану робіт з позначенням проміжних цілей на певні дати. В рамках його здійснення призначаються відповідальний проекту, хто буде виконувати роботу, і контролюючі органи, які будуть стежити за дотриманням регламенту. Завжди управління проектом є ефективним? Хто або що впливає на кінцевий результат?

Теоретичний аспект

План управління проектом завжди пов’язаний з інноваційними впровадженнями і складається з елементів аналізу нового товару, ринку, категорій споживачів. Основне його призначення полягає у вирішенні запланованої задачі в мінімальні терміни з максимальною економією грошових ресурсів.

За своїм задумом кожен проект має обмежене інноваційне дію. Інноваційність проявляється в індивідуальному підході до створення товарів, що відрізняються від аналогічних товарів або сервісу. Ця здатність дозволяє систематично допрацьовувати і вносити поправки в властивості продукту або послуги.

Цей параметр – невід’ємна частина плану управління комунікаціями проекту, розробки нових товарів, проведення ремонтних будівельних робіт або виборчої кампанії, формування інформаційної системи в компанії.

Теоретичний аспект передбачає зібрані в одне ціле знання, навички, способи та засоби створення нового продукту і послуги. Для задоволення вимог ринку і очікувань інвесторів необхідно знаходити оптимальний баланс між витратами, строками, цілями та якістю виконуваного проекту.

План проекту повинен логічно пов’язувати всі області знань з наявними ресурсами і потенціалом виконавців.

Види систем

Будь-яке завдання, наприклад, створення нового товару з подальшою реалізацією, може виконуватися при існуванні плану управління проектом або його відсутності.

Перший варіант буде базуватися на застосуванні матричної системи, при якій визначається відповідальний (керівник) проекту. Він буде підпорядковуватися директору, а його група буде складатися з працівників різних підрозділів, які на час проекту звільняються від прямих робочих обов’язків. Для таких кадрових перестановок злагодженість команди і чітке уявлення цілей проекту і результату.

Другий варіант припускає, що відповідальним призначать одного з керівників відділів. Всі завдання за проектом будуть виконуватися співробітниками цього підрозділу. Але в цілому працівники не будуть мати повного уявлення про даній задачі і будуть сприймати її як додаткового навантаження. В результаті терміни і результати можуть бути непередбачуваними.

Різновиди проектів

Компанії застосовують проекти в роботі як нетрадиційного методу здійснення ініціатив, який неможливо використовувати в повсякденних операціях. Їх частка в компаніях з кожним роком збільшується.

Проекти завжди різні, але у них є спільне. Це умови обмеженого часу, пошук грамотних виконавців та додаткових грошей. Виділяють наступні напрямки:

Дивіться також:  Процес прийняття управлінського рішення: впливають чинники, етапи, сутність і зміст
  • Архітектурне проектування. Щоб домогтися успіху в справі необхідно участь інженерів, конструкторів, споживачів, інвесторів. В якості яскравого прикладу можна навести винахідника і архітектора з США Б. Фуллера, який зумів зацікавити людей і розробити макет модульних ванних приміщень. Ці кімнати являють собою економний варіант і використовуються сьогодні при будівництві житлових будинків.
  • Концептуальне бачення. Суть полягає в тому, щоб сформувати умови, що сприяють створенню нових ідей. Можна привести в приклад проект з телефонними компаніями у США, искавшими метод захисту телефонних будок від мародерів. З безлічі варіантів зупинилися на конструкції з нержавіючої сталі. Сьогодні цей елемент можна спостерігати на вхідних дверях в багатьох будівлях.
  • Планування. Дуже важливо вибудувати послідовність виконання проекту. Наприклад, за цим критерієм в Йеллоустонском національному парку вдалося реалізувати генеральний план транспортної розв’язки та його обслуговування.
  • Будівництво об’єктів. В роботі ставиться акцент на дотриманні норм і правил будівництва, а також на систематичному контролі кожної стадії. Відсутність контролюючого органу може призвести до руйнування об’єкта з непередбаченими збитками.
  • Перш ніж зупинитися на одному з підходів, необхідно розробити план управління якістю проекту. При виробництві медичного обладнання або медикаменту основний акцент краще зробити на якісної опрацювання стадій планування. У разі, коли готовий товар потрібно перепрофілювати з однієї області в іншу, наприклад, монтаж систем кондиціювання та опалення в багатоповерхових будинках, основну увагу приділяють контролю.

    Фактор успішного результату

    План управління проектом виступає сьогодні виступає невід’ємною частиною успішного результату. В минулому його створення було характерно для традиційних сфер виробництва (оборони, енергетики, будівництва). В даний час такий підхід використовує майже кожна друга фірма, а точніше, 45 % всіх організацій. До них належать фінансово-кредитні установи, що надають послуги та товари компанії.

    Часто фірма, зосереджена на випуску певного продукту, відчуває необхідність у його систематичної модифікації у відповідь на нові вимоги клієнтів. В цьому випадку допоможе створення плану проектного управління. Сьогодні більшість організацій функціонують за рахунок такого підходу.

    Поради для створення плану

    На практиці безліч компаній у своїх починаннях стикаються з труднощами і розоряються. Наприклад, фірма Lockheed, потерпіла невдачу з літаками моделі L-1011, або проект «Глибокий тунель», спрямований на збільшення каналізаційної інфраструктури міста Чикаго. Компанії понесли великі витрати, намагаючись зберегти те, що в жодній мірі вийшло зробити і реалізувати свій продукт.

    Головна причина невдач полягала в тому, що не була здійснена детальна розробка плану управління проектом, і керівництво компанії повністю зосередилася на кінцевому результаті, а не на послідовних етапах досягнення мети.

    Дивіться також:  Льон олійний: технологія вирощування, сорти, спосіб збирання, народногосподарське значення

    Для реалізації успішного підприємства необхідно розробляти концепцію з чіткою послідовністю дії, при цьому враховуючи наступні поради:

  • Дивитися на проект з третьої сторони. Ця методика дозволить об’єктивно оцінювати події, по-новому поглянути на ситуацію, вирішити виниклі проблеми, переглянути витрати;
  • Делегувати прийняття рішень. Такий підхід забезпечить розуміння проміжних цілей проекту, в кілька разів збільшить результативність;
  • Складати резервний план. Додаткові варіанти рішень з’явилися проблем допоможуть заощадити час і гроші. А дроблення концепції на кілька частин наблизить до її завершення.
  • Відповідальний за керування

    План управління якістю проекту тоді ефективний, коли керівник відповідає певним критеріям. Вибір людини, який в змозі здійснювати необхідну діяльність і вивести компанію на новий рівень, є ризикованим. Однак з вирішенням питання краще не затягувати.

    Головними атрибутами кандидата мають бути відповідальність, амбіційність, вміння керувати людьми і високий рівень компетентності. На практиці цього недостатньо, адже йому також потрібно знати зміст роботи. План управління змістом проекту в більшості випадків складається з стадій:

    • розробка документації;
    • розподіл повноважень і завдань;
    • затвердження плану роботи;
    • створення сценаріїв для непередбачених ситуацій.

    Кінцеве краще віддавати перевагу мотивованим і самовыдвигающимся претендентам. У цьому виявляється головна риса керівника – здатність оперативно приймати серйозні рішення.

    Ризики проекту

    План управління ризиками являє собою структуровану систему ідентифікації факторів, їх оцінки та реагування на них. Він складається з доступних і допустимих норм прогнозування в частині наслідків сценарію розвитку подій.

    У бізнесі виділяють кілька ступенів управління ризиками:

    • виявлення підходів і складання плану дій;
    • пошук ризиків, здатних змінити результат проекту;
    • якісна та кількісна оцінка ризиків;
    • розробка методик і процедур для зменшення можливих загроз;
    • моніторинг за виконанням всього циклу проведення проекту.

    Ресурси

    Впливати на підвищення підсумкових результатів концепції, а також зниження вартості та термінів виконання робіт можна, вибравши сучасні технології, кваліфікованих працівників і грошові ресурси для виконання поставленого завдання. Використовувані технології і план управління ресурсами проекту відносять до ключових інструментів успіху компанії.

    Поряд з ключовими є додаткові кошти, необхідні для управління ключовими. Наприклад, ними можуть бути укладені контракти, що дозволяють залучати необхідні ресурси в потрібний час. Суду відносять систему управління персоналом і самою концепцією, формування інформаційної взаємодії всіх учасників.

    Оцінка

    Аналіз планів управління проектом включає два елементи: оцінку структури і вивчення ступеня реалізації. Аналіз потрібен для повного розуміння, наскільки результативна концепція з позиції вкладених ресурсів.

    Дивіться також:  Томат Японка: характеристика, опис, особливості вирощування

    Перший елемент включає оцінку співробітниками показників, завдань, кінцевих результатів роботи. Тут вносять коригування в майбутній процес роботи. Всі подальші процеси будуть ставитися до елементу аналізу виконання, при якому відбувається облік виконуваної роботи і розробляються прогнози.

    Більшість компаній застосовують систему оцінки критеріїв концепції, де оцінюють витрати, тривалість робіт і їх якість. При недотриманні будь-якого з критеріїв формують план управління змінами проекту. В такому випадку відбувається перегляд значень показників, завдання коригуються.

    Заключною стадією аналізу є порівняння досягнутих результатів із запланованими.

    Непередбачені обставини

    Зібраність директора в непередбачених ситуацій і його адекватна оцінка виниклих проблем відіграють важливу роль при реалізації плану управлінням проекту.

    Відсутність цієї якості у керівника і брак часу на обдумування наслідків деяких рішень – головні причини появи проблем. Невирішені завдання, що з’явилися на самому початку роботи, можуть так і не вирішитися, що призведе до зриву термінів або зайвим економічних витрат. При цьому страх і невпевненість в діях керівництва здатні швидко поширитися на всю робочу групу. Це психологічний поведінку. Саме тому керівнику дуже важливо володіти концентрацією і не втрачати самовладання, сховавши емоції.

    Багатогранність проекту

    Будь-план управління проектом потребує одночасного вирішення безлічі завдань. При цьому на кожне питання необхідно точно і детально відповісти. Будь виникає нюанс визначає долю самого проекту. Питання запобігання ризиків в основному вирішується за рахунок грамотного підходу фахівців.

    Для успішного здійснення проекту потрібно дотримуватися швидкість виконання завдань, проявляти увагу до дрібниць, делегувати роботу колегам і на всіх етапах запуску проекту оцінювати його якість.

    Увага до деталей

    Проведення аналізу ринку, SWOT-аналізу, розрахунку грошового потоку та інших ключових показників забезпечує підвищення результативності проекту. Бізнес план управління проектом не тільки визначає тип реалізованого підприємства, але і включає в себе прогнози доходів і витрат. Він включає наступні елементи:

    • опис бізнесу;
    • маркетингова стратегія;
    • оцінка конкурентів;
    • операційні процедури;
    • співробітники.

    План як єдине ціле

    Всі співробітники проекту виступають як частина єдиного цілого, адже від їх дій залежить кінцевий результат.

    Кожен учасник у межах своєї зони відповідальності впливає на дух робочої групи і на ефективність роботи в цілому. При управлінні важливим залишається не постійна агітація до виконання поставлених завдань з метою досягнення необхідних показників ефективності, а те, щоб кожен учасник відчував свою значимість у загальній справі.