Недарма програма Microsoft Excel користується колосальною популярністю як серед пересічних користувачів ПК, так і серед фахівців у різних галузях. Вся справа в тому, що дана програма містить величезну кількість інтегрованих формул, що називаються функціями. Вісім основних категорій дозволяють створити практично будь-яке рівняння і складну структуру, аж до взаємодії кількох окремих документів.
Поняття вбудованих функцій
Що ж таке ці вбудовані функції в Excel? Це спеціальні тематичні формули, що дають можливість швидко і якісно виконати будь-яке обчислення.
До речі, якщо найпростіші з функцій можна виконати альтернативним (ручним) способом, то такі дії, як логічні або посиланнями, – тільки з використанням меню «Вставка функції».
Таких функцій в Excel дуже багато, знати їх усі неможливо. Тому компанією Microsoft розроблений детальний довідник, до якого можна звернутися при виникненні труднощів.
Сама функція складається з двох компонентів:
- ім’я функції (наприклад, СУМ, ЯКЩО, АБО, що вказує на те, що робить дана операція;
- аргумент функції – він укладений в дужках і визначає, в якому діапазоні діє формула, і які дії будуть виконані.
До речі, не всі основні вбудовані функції Excel мають аргументи. Але в будь-якому випадку повинен бути дотриманий порядок, і символи «()» обов’язково повинні бути присутнім у формулі.
Ще для убудованих функцій у Excel передбачена система комбінування. Це означає, що одночасно в одній комірці може бути використано кілька формул, пов’язаних між собою.
Аргументи функцій
Детально варто зупинитися на понятті аргументу функції, так як на них спирається робота з вбудованими функціями Excel.
Аргумент функції – це задане значення, при якому функція буде виконуватися, і видавати потрібний результат.
Зазвичай в якості аргументу використовуються:
- числа;
- текст;
- масиви;
- помилки;
- діапазони;
- логічні вирази.
Як вводити функції в Excel
Створювати формули досить просто. Зробити це можна, вводячи на клавіатурі потрібні вбудовані функції MS-Excel. Це, звичайно, за умови, що користувачі досить добре володіє Excel, і знає на пам’ять, як правильно пишеться та чи інша функція.
Другий варіант більше підходить для всіх категорій користувачів – використання команди «Функція», яка знаходиться в меню «Вставка».
Після запуску цієї команди відкриється майстер створення функцій – невелике вікно по центру аркуша.
Там можна вибрати категорію функцій або відкрити повний перелік формул. Після того як шукана функція знайдена, за нею потрібно клікнути і натиснути «ОК». У вибраній комірці з’явиться знак «=» ім’я функції.
Тепер можна переходити до другого етапу створення формули – введення аргументу функції. Майстер функцій люб’язно відкриває ще одне вікно, у якому користувачу пропонується вибрати потрібні клітинки, діапазони або інші опції, залежно від назви функції.
Ну і в кінці, коли аргумент вже вибрано, у рядку формул має з’явитися повна назва функції.
Види основних функцій
Тепер варто більш детально розглянути, які ж є в Microsoft Excel вбудовані функції.
Всього 8 категорій:
- математичні (50 формул);
- текстові (23 формули);
- логічні (6 формул);
- дата і час (14 формул);
- статистичні (80 формул) – виконують аналіз цілих масивів і діапазонів значень;
- фінансові (53 формули) – незамінна річ при розрахунках і обчисленнях;
- робота з базами даних (12 формул) – обробляє і виконує операції з базами даних;
- посилання та масиви (17 формул) – опрацьовує масиви та індекси.
Як видно, всі категорії охоплюють досить широкий спектр можливостей.
Математичні функції
Дана категорія є найбільш розповсюдженою, так як вбудовані математичні функції в Excel можна застосовувати для будь-якого типу розрахунків. Більш того, ці формули можна використовувати в якості альтернативи калькулятору.
Але це далеко не всі переваги даної категорії функцій. Великий перелік формул – 50, дає можливість створювати багаторівневі формули для складних науково-проектних обчислень, і для розрахунку систем планування.
Найпопулярніша функція з цього розділу – SUM (сума).
Вона розраховує суму декількох значень, аж до цілого діапазону. Крім того, з нею дуже зручно підраховувати підсумок і виводити загальну суму у різних колонках чисел.
Ще один лідер категорії – ПРОМІЖНІ.ПІДСУМКИ. Дозволяє вважати підсумкову суму з наростаючим підсумком.
Функції PRODUCT (твір), СТУПІНЬ (зведення числа у ступінь), SIN, COS, TAN (тригонометричні функції) також дуже популярні, і, що найважливіше, не вимагають додаткових знань для їх введення.
Функції дата і час
Дана категорія не можна сказати, що вже дуже поширена. Але використання вбудованих функцій Excel «Дата і час» дають можливість перетворювати і маніпулювати дані, пов’язані з тимчасовими параметрами. Якщо документ Microsoft Excel є структурним і складнопідрядною, то застосування тимчасових формул обов’язково має місце.
Формула ДАТА вказує в обраній комірці листа поточний час. Аналогічно працює і функція NOW – вона вказує поточну дату, перетворюючи комірку у тимчасовій формат.
Логічні функції
Окремої уваги заслуговує категорія функцій «Логічні». Робота з вбудованими функціями Excel наказує дотримання і виконання заданих умов, за результатами яких буде проведено обчислення. Власне, умови можуть задаватися абсолютно будь-які. Але результат має лише два варіанти вибору – Істина або Брехня. Ну або альтернативні інтерпретації даних функцій – буде відображена осередок чи ні.
Найпопулярніша команда – ЯКЩО – наказує вказівка в заданій комірці значення є істиною (якщо даний параметр заданий формулою) і брехнею (аналогічно). Дуже зручна для роботи з великими масивами, в яких потрібно виключити певні параметри.
Ще дві нерозлучні команди – ІСТИНА і БРЕХНЯ, дозволяють відображати тільки ті значення, які були обрані в якості вихідних. Всі відмінні від них дані не відображатимуться.
Формули І і АБО – дають можливість створення вибору певних значень, з допустимими відхиленнями або без них. Друга функція дає можливість вибору (істина чи неправда), але допускає висновок лише одного значення.
Текстові функції
В даній категорії вбудованих функцій Excel – велика кількість формул, які дозволяють працювати з текстом і числами. Дуже зручно, так як Excel є табличним редактором, і вставка тексту до нього може бути виконана некоректно. Але використання функцій з даного розділу усуває можливі невідповідності.
Так, формула БАТТЕКСТ перетворює будь-яке число в каліграфічний текст. LEN підраховує кількість символів у вибраному тексті.
Функція ЗАМІНИТИ знаходить і замінює частину тексту іншим. Для цього потрібно ввести текст, який потрібно замінити, потрібний діапазон, кількість замінних символів, а також новий текст.
Статистичні функції
Мабуть, сама серйозна і потрібна категорія вбудованих функцій Microsoft Excel. Адже відомий факт, що аналітична обробка даних, а саме сортування, групування, обчислення загальних параметрів і пошук даних, необхідна для здійснення планування та прогнозування. І вбудовані статистичні функції в Excel повною мірою допомагають реалізувати задумане. Більш того, уміння користуватися даними формулами з лишком компенсує відсутність спеціалізованого софту, за рахунок великої кількості функцій і точності аналізу.
Так, функція AVERAGE дозволяє розрахувати середнє арифметичне обраного діапазону значень. Може працювати навіть з несуміжними діапазонами.
Ще одна хороша функція – AVERAGEIF(). Вона підраховує середнє арифметичне тільки тих значень масиву, які задовольняють вимогам.
Формули МАКС() і МІН() відображають відповідно максимальне і мінімальне значення в діапазоні.
Фінансові функції
Як вже згадувалося вище, редактор Excel користується дуже великою популярністю не тільки серед пересічних обивателів, але і у фахівців. Особливо у тих, що дуже часто використовують розрахунки – бухгалтерів, аналітиків, фінансистів. За рахунок цього застосування вбудованих функцій Excel фінансової категорії дозволяє виконати фактично будь-який розрахунок, пов’язаний з грошовими операціями.
Excel має значну популярність серед бухгалтерів, економістів і фінансистів не в останню чергу завдяки великому інструментарію по виконанню різних фінансових розрахунків. Головним чином виконання завдань даної спрямованості покладено на групу фінансових функцій. Багато з них можуть стати у пригоді не тільки фахівцям, а й працівникам суміжних галузей, а також звичайним користувачам в їхніх побутових потребах. Розглянемо докладніше ці можливості програми, а також звернемо особливу увагу на найбільш популярні оператори даної групи.
Функції роботи з базами даних
Ще одна важлива категорія, в яку входять вбудовані функції Excel для роботи з базами даних. Власне, вони дуже зручні для швидкого аналізу та перевірок великих списків і баз даних. Всі формули мають загальну назву – БДФункция, але в ролі аргументів використовуються три параметра:
- база даних;
- критерій відбору;
- робоче поле.
Всі вони заповнюються у відповідності з потребою користувача.
База даних, по суті, це діапазон клітинок, які об’єднані в загальну базу. Виходячи з обраних інтервалів, рядки перетворюються в запису, а стовпці – в поля.
Робоче поле – в ньому знаходиться стовпець, який використовується формулою для визначення шуканих значень.
Критерій відбору – це інтервал вибраних комірок, в якому знаходяться умови функції. Тобто якщо в цьому інтервалі є хоча б одне подібне значення, то він підходить під критерій.
Найбільш популярною в даній категорії функцій є COUNTIF. Вона дозволяє виконати підрахунок осередків, які підпадають під критерій, у вибраному діапазоні значень.
Ще одна популярна формула – SUMIF. Вона підраховує суму всіх значень виділених клітинок, які були відфільтровані критерієм.
Функції, посилання і масиви
А ось ця категорія популярна завдяки тому, що в неї увійшли вбудовані функції VBA Excel, тобто формули, написані на мові програмування VBA. Власне, робота з активними посиланнями і масивами даних за допомогою даних формул дуже легка, настільки вони зрозумілі і прості.
Основне завдання цих функцій – вичленення з масиву значень потрібного елемента. Для цього задаються критерії відбору.
Таким чином, набір вбудованих функцій в Microsoft Excel робить дану програму дуже популярною. Тим більше, що сфера застосування таблиць редактора, досить різноманітна.
