Актуальність планування зростає у ринкових умовах господарювання як результат пошуку раціональних і ефективних способів виживання компанії в умовах нестабільності. Воно є основним елементом в діяльності компанії будь-якої організаційно-правової форми. Планування охоплює всі сторони функціонування фірми, а тому існує багато його форм і видів.
Сутність понять
План — це документ, який являє собою проект майбутнього, яке компанія хоче побачити через певний проміжок часу (як результат), що містить ефективні засоби для його реалізації. Основною особливістю плану є його цілеспрямованість, оскільки він складений таким чином, щоб забезпечити ефективну реалізацію поставленої мети. Він повинен передбачати дії, які приведуть до наміченої мети.
Друга важлива особливість процесу: він є основою всіх інших функцій управління, тому що без такого процесу немає успішності організації, управління людськими ресурсами та контролю.
Ще однією важливою особливістю процесу є його повнота. Це означає, що процес має бути функцією кожного менеджера на кожному рівні управління, тоді воно стає корисним інструментом для досягнення цілей. Плани, створені на різних рівнях прийняття рішень в організації, повинні бути інтегровані один з одним, щоб сприяти прийняттю правильних рішень, досягнення цілей та контролю за їх виконанням на постійній основі.
Останнє правило полягає в тому, що плани повинні бути ефективними у реалізації. Це відбувається, коли при їх реалізації досягається мета з мінімумом небажаних наслідків і з результатами, перевищують витрати.
План повинен містити обґрунтування, на підставі якого керівництво зможе прийняти рішення про розподіл коштів на необхідні витрати без необхідності вивчення деталей. План повинен бути максимально коротким — не більше 6-8 сторінок (не враховуючи діаграм і інших презентацій). Занадто багато деталей приховують основну картину.
Якщо, наприклад, план продукту повинен бути представлений в усній формі на зборах або нараді, менеджер по продукту повинен бути готовий відповісти на будь-які питання. Для членів вищого керівництва немає нічого більш розчаровує, ніж продовження або навіть перенесення наради через непідготовленість до нього менеджера.
Письмова версія плану має включати історичні результати, інформацію про ідентифікованих ризики та можливості, прогнозах продажів, встановлених цілях, вплив продажів на рахунок прибутків і збитків, маркетингових цілей, поставлених для продукту або його лінійки, а також точних стратегій для досягнення поставлених цілей. Він повинен включати діаграми (фінансові звіти), які дозволять швидко оцінити програму, а також її вплив на ситуацію в компанії.
