Для розуміння того, що таке відділ кадрів, потрібно вивчити особливості її роботи, основні функції і структуру. Але якщо говорити загалом, то такі підрозділи беруть участь у процесі управління персоналом. Від них багато в чому залежить ефективність роботи підприємства.
Що таке відділ кадрів?
Ця термінологія використовується для визначення структури всередині компанії, ключовим завданням якої є допомога в досягненні цілей організації шляхом підбору необхідних спеціалістів. Також співробітники відділу кадрів сприяють найбільш ефективному використанню досвіду, працездатності і кваліфікації найманих працівників. Таким чином, вони беруть участь у процесі управління персоналом всередині підприємства.
Якщо говорити про роботу цієї структури більш детально, то можна виділити наступні завдання, виконанням яких вона займається:
- Пошук, відбір та найм персоналу в потрібному обсязі і з необхідною кваліфікацією. Проводяться співбесіди і оформляється необхідна документація.
- Розробка кар’єрних планів працівників. Співробітники розподіляються на конкретні посади: їх можуть збільшувати, зменшувати, а також переводити.
- Розробка кадрових технологій. Планується зміна спеціалістів на керівних посадах, підвищення кваліфікації співробітників і т. д.
- Формування ефективної системи штатних працівників. Розробляється схема просування фахівців по кар’єрних сходах.
При цьому вся діяльність відділу повинна узгоджуватися з вимогами трудового законодавства.
Структура
Повноцінний відділ кадрів складається з декількох основних і допоміжних підрозділів. Мова йде про наступне функціональному розподілі:
- підбір персоналу;
- організація праці;
- дослідження соціально-психологічного клімату;
- навчання та перекваліфікація персоналу;
- безпека і охорона праці;
- планування просування та кар’єри;
- мотивація, в тому числі і матеріальне стимулювання працівників;
- оцінка резервів, атестації та нормування праці.
В невеликих компаніях деякі з відділів можуть бути відсутніми.
Функції
Зрозуміти, що таке відділ кадрів, буде легше, якщо розібратися з особливостями його роботи.
Функціональна сторона роботи таких структур зводиться до управління персоналом компанії з урахуванням сформованої стратегії компанії. Також відділ кадрів визначає потреба підприємства в персоналі на даний момент і в майбутньому. На підставі отриманих даних залучаються і оцінюються нові фахівці.
Для підвищення ефективності процесу розробляються критерії набору. Також проводиться оптимізація співвідношення внутрішнього і зовнішнього залучення персоналу.
Вивчаючи, що таке відділ кадрів і його функції, потрібно звернути увагу на такий напрямок роботи цієї структури, як підвищення кваліфікації персоналу компанії. Це необхідний захід для досягнення стратегічних цілей підприємства. Виконується така завдання за рахунок ініціації наступних процесів:
- вибір найбільш придатної форми навчання працівників під час підвищення кваліфікації;
- визначення форм, термінів і принципів атестації кадрів;
- організація перепідготовки і навчання співробітників підприємства;
- планування різних заходів, необхідних для підвищення кваліфікації всіх працівників.
Необхідно торкнутися і питання звільнення для повного розуміння того, що таке відділ кадрів. Фахівцям даної структури на підприємстві доводиться періодично звільняти співробітників.
В рамках даного процесу виконуються такі дії, як:
- вибір підходящих варіантів вивільнення працівників;
- забезпечення соціальних гарантій тим працівникам, які звільняються;
- аналіз причин вивільнення персоналу.
Побудова робіт і витрати
Відділ кадрів зобов’язаний будувати і організовувати ті роботи, які потрібні для реалізації ключових процесів: визначення робочих місць, формування технологічних і функціональних зв’язків між ними, забезпечення необхідних умов праці. Виконання цих завдань неминуче пов’язане з такими діями, як:
- проведення оперативного контролю за роботою персоналу;
- створення сприятливих умов праці;
- здійснення короткострокового планування розвитку персоналу (кваліфікаційно-професійного);
- визначення змісту робіт на кожному конкретному місці.
У сферу відповідальності відділу кадрів входить планування витрат на персонал та соціальні послуги, які йому надаються.
Управління
Основна функція відділу кадрів – управління персоналом. Для її реалізації фахівці даної структури використовують наступні методи:
Всі методи використовуються з урахуванням особливостей роботи конкретного підприємства.
Планування
Будь-яка організація періодично провадить розрахунки для визначення рівня необхідних ресурсів. Кадрове планування в рамках такої аналітики є одним з основних елементів загальної системи. Воно, в результаті, дозволяє забезпечити компанію усіма необхідними фахівцями на певних посадах і в потрібні терміни.
Планування необхідно здійснювати в рамках наступних напрямків:
- набір персоналу;
- оптимізація складу фахівців;
- витрати на персонал;
- розвиток кадрів;
- навчання;
- переміщення і скорочення персоналу;
- використання фахівців;
- збереження персоналу.
Таке планування здійснюється для того, щоб досягти наступних цілей:
- максимально ефективне використання потенціалу персоналу;
- забезпечення компанії необхідною робочою силою;
- отримання і утримання в колективі нових працівників;
- визначення витрат на утримання і наймання персоналу;
- виявлення можливих проблем, які можуть виникнути на тлі надлишку або нестачі персоналу.
Перше, що визначає відділ кадрів в рамках процесу планування – це фактори, які впливають на потреби організації в персоналі. Мова йде про робочих місцях, використовувані технології, кількість продукції, яка виробляється, та стратегії розвитку підприємства.
Сам персонал можна розділити на 3 основні категорії:
- службовці, в тому числі і різні рівні керівників;
- технічний персонал;
- робочі (кваліфіковані фахівці основних і допоміжних професій).
Обов’язки начальника
Керівник структурного підрозділу, наприклад, відділу кадрів лікарні, повинен розподіляти обов’язки між працівниками і контролювати їх виконання. Такий керуючий зобов’язаний знати всі грані роботи лікарні (або іншої установи) для того, щоб вчасно помічати прогалини в організації трудових процесів. Саме керівник несе відповідальність за результати діяльності всього відділу.
У його обов’язки також входить візування документів і перевірка законності їх заповнення. Таким чином, якщо фахівець помилиться, то буде оштрафований та керуючий підрозділом.
Також керівник займається розробкою стратегії кадрової роботи в компанії.
Документи
Інформація про роботу з офіційними документами також допоможе зрозуміти, що таке відділ кадрів. Оформлення кодексу найнятих працівників доповнюється необхідністю складання планувальних таблиць. Останні часто використовуються на державних підприємствах для занесення інформації про облік стажу, зміну рангів і т. д. Будь-яка зміна має супроводжуватися наказом.
Необхідним є написання та затвердження положення про кадрової службі. Воно використовується для фіксації прав, обов’язків і функцій спеціалістів відділу. Крім цього складається план роботи.
Робота з персоналом
Для ясного уявлення того, що таке відділ кадрів в університеті або іншому закладі, потрібно звернути увагу на особливості взаємодії даного підрозділу з персоналом компанії.
Щоб комунікації в робочому колективі були на високому рівні, проводиться вивчення особистісних та ділових якостей працівників. На основі отриманих даних складаються характеристики, після чого слід переклад конкретних фахівців або перерозподіл обов’язків, якщо це потрібно.
Відділ кадрів також займається проведенням дисциплінарного впливу. Перед тим як застосовувати конкретні заходи, фахівці підрозділу вивчають проступки працівників, правильно їх оформляють і ставлять співробітника до відома про сформовану ситуацію.
При цьому важливо врахувати всі юридичні тонкощі в процесі складання подібних документів.
Грамотний підхід необхідний і у випадку з заохоченнями. На кожне з них існують певні обмеження.
Висновок
Основна функція відділу кадрів – це виявлення потреби в конкретних фахівців, їх пошук і подальше оформлення. Виконання таких обов’язків пов’язане з великим обсягом роботи, оскільки потрібно правильно оцінити потенційних працівників і грамотно розподілити їх за різними посадами.
