Будь-який процес, будь-яке підприємство і будь-яка організація долають різні етапи в ході роботи, кінцевим результатом якої, так чи інакше, є спрямованість на досягнення головної мети. У своєму прагненні досягти своїх основних пріоритетних установок, які спочатку були прерогативою роботи всього комплексу (виробництва, торгівлі, освіти, логістики тощо), керівники шукають найбільш перспективні і пріоритетні варіанти здійснення поставлених перед ними завдань. Існуюча система управління рано чи пізно втрачає свій кваліфікаційний рівень на тлі нових розробок, нових впроваджень інноваційних змін у розвитку тієї чи іншої галузі. Саме тому керівники підприємств і організацій розуміють всю важливість і значимість необхідності йти в ногу з часом і не відставати від специфіки постійно яке трансформується і удосконалюється процесу розвитку конкретного сегменту діяльності. Будь то комерція, виробництво, промисловість, освіта, логістика – в будь-якому випадку рано чи пізно необхідно вдаватися до організаційної або технологічної оптимізації процесів управління на тому чи іншому підприємстві.
Поняття
Оптимізація будь-якого процесу – це сукупність дієвих методів і способів покращення протікання цього процесу в цілях отримання більш швидкого, більш оптимального і більш якісного результату. Тобто оптимізація – це поняття, що означає підвищення ефективності, синонім слова «покращення». Щоб сенс цього визначення став зрозумілішим, необхідно простежити особливості оптимізації на конкретному прикладі.
Припустимо, співробітниці відділу швейної фабрики працюють на своїй ділянці удвох, виходячи на зміну шість днів в тиждень і працюючи по дев’ять годин. Продуктивність їх праці помітно знижується ближче до вечора і працездатність стає менш продуктивною ближче до кінця тижня, коли фізичні можливості працівниць вичерпуються. Відповідно, знижується обсяг виконаної ними роботи, погіршується якість її виконання, внаслідок чого падає попит на вироблену продукцію, а за ним – і загальний рівень доходу швейної фабрики. Мислить раціонально управлінець, який стоїть у безпосередньому керівництві над цими співробітницями, помітивши таку негативну тенденцію, повинен негайно вжити заходів щодо оптимізації виробничого процесу. Для цього йому необхідно скласти план щодо поліпшення ефективності роботи на даній ділянці виробництва і обов’язково врахувати всі нюанси, супутні процесу. Наприклад, необхідно прорахувати, які будуть витрати підприємства, якщо на допомогу працівницям вивести третьої людини або ж запропонувати дівчатам працювати позмінно з збільшенням денних годин і з зменшенням кількості виходів на місяць. Так, поставивши третьої людини в помічники швачок, можна буде домогтися збільшення швидкості й обсягу проделываемой роботи на одну третину. А якщо заощадити на заробітній платі третьої співробітниці і виводити двох дівчат позмінно через день, за вихідні у них буде можливість набратися сил і виконувати роботу набагато старанніше і швидше в робочі дні.
І так в будь-якому галузевому сегменті – проблеми, що виникають в процесі функціонування будь-якого підприємства потребують обов’язкового їх усунення за допомогою складання конкретного плану дій, спрямованого на оптимізацію робочого процесу в цілому.
Цілі і завдання
Як і будь-яка процедура, застосовувана керівництвом підприємства чи організації в їх безпосередній діяльності (будь це бюджетне освітня установа, комерційна торгівельна компанія або промисловий комплекс), програма підвищення виробничих потужностей в обов’язковому порядку спрямована на досягнення конкретних поставлених завдань і цілей. Оптимізація процесів на підприємстві будь-якої галузевої сфери діяльності характеризується основними ключовими моментами:
- збільшення продуктивності компанії;
- поліпшення якості обслуговування потенційних клієнтів і відвідувачів;
- підвищення конкурентноздатності на ринку послуг;
- модернізація основоположних процесів виробничого циклу;
- підвищення прибутковості фірми;
- оцінка співвідношення існуючих трудових і фізичних ресурсів із витратами на їх утримання;
- розширення бізнесу (у разі необхідності).
Природно, що головною і безапеляційною метою будь-якої фірми, що працює на комерційній основі, буде отримання прибутку. Відповідно, завдання і цілі оптимізації процесів управління торговою підприємницькою діяльністю будуть направлені виключно на підвищення ефективності виробничих потужностей і збільшення продажів.
Якщо мова йде про бюджетну структурі, то тут наголос робиться на підвищення якості роботи співробітників усередині самої організації. Наприклад, оптимізація навчального процесу або оптимізація освітнього комплексу (ДНЗ, ЗОШ, внз) в цілому повинна бути спрямована на поліпшення методики викладання, залучення тільки висококваліфікованих фахівців і педагогів, зміна в структурі навчальної програми специфіки викладання в цілях максимальної віддачі від учнів. Тут сенс полягає в тому, щоб для учнів процес навчання став легше, простіше, зрозуміліше, але при цьому коефіцієнт корисної діяльності повинен залишатися на тому ж рівні або навіть підвищуватися.
Методи
Само собою зрозуміло, що для того, щоб домогтися досягнення поставлених цілей і завдань, необхідно спочатку розробити комплекс відповідних заходів, які безпосередньо сприятимуть отриманню в кінцевому підсумку необхідного результату. Для цього розробляються відповідні методи оптимізації процесів на різних рівнях. Іншими словами, щоб досягти бажаного, потрібно продумати способи, за допомогою яких це можна роздобути бажане.
Природно, що залежно від того, яким напрямком діяльності характеризується конкретне підприємство або організація, методи оптимізації процесів роботи в кожній конкретній компанії відрізняються. Але в цілому різні способи підвищення ефективності функціонування компаній різних галузевих структур націлені на одні і ті ж пріоритетні напрями в розвитку.
- Метод виключення – передбачає ліквідацію тих зовнішніх і внутрішніх факторів відтворення, які виступають в ролі перешкод і перешкод і заважають підприємству підвищувати свою рентабельність.
- Метод спрощення – припускає зниження рівня складності в структурі виробничого (збутового, освітнього, логістичного процесу шляхом розосередження основного обсягу роботи на окремі сегменти і ділянки.
- Метод стандартизації – характеризується впровадженням нових програм, інноваційних технологій, принципово відмінних технік, продуктів, комплектуючих і етапів у просуванні робочого процесу.
- Метод скорочення – обумовлений необхідністю зменшення витрат виробничого, ресурсного, трудового, запасного, фінансового характеру.
- Метод прискорення – передбачає необхідність зниження тимчасових втрат, а також впровадження паралельного інжинірингу, симуляції, швидкого проектування зразків і автоматизації робочого процесу.
- Метод зміни – найбільш провальні ділянки, які гальмують процес виробництва, повинні бути замінені на принципово нові, ефективні і дієві. Неякісні матеріали повинні замінюватися на добротний продукт, не результативна методика повинна змінюватися дієвим оперативним апаратом і т. д.
- Метод взаємодії – вся робота на підприємстві повинна здійснюватися у злагодженому, об’єднаному єдиною метою та ідеєю колективі. Взаємодія співробітників на різних рівнях ієрархічного підпорядкування і спільна продуктивна робота допоможуть реалізувати ті цілі і завдання, які поставлені перед штатом співробітників у цілому.
Щоб розуміти, яким чином можна досягти оптимізації систем і процесів в найбільш пріоритетних галузях діяльності, необхідно більш детально зупинитися на кожному з них.
В управлінні
Прийняття рішень – найважливіша складова управлінського комплексу на будь-якому підприємстві, хоч виробничому, хоч торговому, хоч бюджетному. Будь-яка оптимізація процесів в організації так чи інакше передбачає залучення людського фактора. Від того, як буде побудований робочий процес, і в цьому процесі будуть взаємодіяти людські ресурси, залежить продуктивність праці на фірмі в цілому. Грамотно складений менеджмент і вміння впроваджувати ефективні методи функціонування в процес управління в цілому дозволять не тільки оптимізувати структуру взаємин між співробітниками, але і підвищити рентабельність підприємства в комплексі.
Отже, якими методами можна досягти продуктивності менеджменту, як головного інструменту управління підприємством?
- Забезпечення легкої керованості– чим простіше буде сформована структура взаємодії та ієрархічного підпорядкування одних працівників іншим, тим оперативніше і плідніше будуть протікати всі процеси в цілому.
- Впровадження нових пропозицій по збільшенню якісних показників виробленої продукції у вже існуючу систему менеджменту.
- Сприяння у зниженні такого показника, як залежність підприємства від людської складової – мається на увазі перехід до автоматизованих систем праці.
- Обов’язкове встановлення контролю за результатами діяльності підприємства, а також проведення подальшого аналізу його рентабельності, виходячи з оцінки конкретних факторів.
- Мінімізація витрат у тих сегментах, де це найбільш раціонально.
- Планомірне і логічно обгрунтований поділ відповідальності і відповідних повноважень між функціональними відділами компанії.
- Проведення тотальної перевірки на предмет повторення виконуваних одних і тих же завдань різними підрозділами, щоб уникнути нераціонального розподілу робочого часу і функціональних обов’язків.
У чому полягає головна мета оптимізації процесів управління? У тому, що правильно складений апаратом управління в особі керівництва план заходів щодо впровадження продуктивних способів і ліквідації нерезультативних видів діяльності дозволяє знизити витрати компанії в цілому, не ущемляючи інтереси працівників.
У виробництві
Основоположним правилом рентабельного підприємства і ефективного виробництва вважається збільшення різниці між витратами на виготовлення продукції і ціною її реалізації. Тобто, якщо говорити конкретно про виробничому підприємстві, то тут весь сенс роботи полягає в тому, щоб ціна на кінцевий продукт виправдовувала витрати, пов’язані з його виробництвом. І чим більше різниця між витратами і вартістю, тим більш рентабельним і продуктивним вважається виробництво (зрозуміло, у випадку, коли ціна однієї одиниці готової продукції вище витрат, потрібних на її виготовлення).
За рахунок чого ж можливе здійснення оптимізації процесів виробництва? Якими методами досягається підвищення його ефективності?
- Реструктуризація системи обліку витрат – принципова і найголовніша складова оптимізаційного процесу. Тільки грамотний і коректний підхід до перекваліфікації та перерозподілу видатків здатний вивести виробництво на новий рівень.
- Розрахунок і аналіз поточної собівартості продукції – мова йде про обчислення витрат на сировину, заробітну плату працівників підприємства, оплату послуг комунального господарства, знос обладнання і т. д.
- Проведення трансформації виробничого циклу – виявлення критичних моментів у виробничому середовищі та усунення гальмують процес чинників.
- Модернізація обладнання – заміна старого, повністю амортизованого робочого інвентарю на нове технічне обладнання дасть можливість збільшити коефіцієнт корисної дії на виробництві в рази.
- Збільшення виробничих потужностей, розширення виробництва служить основою для збільшення прибутковості підприємства виходячи з отримання нових можливостей.
- Автоматизація робочого процесу – знижуючи витрати на виплату заробітної плати додатково найнятих штату співробітників, у керівництва виробничого підприємства з’являється можливість заощадити значну суму коштів.
- Виявлення оптимального переліку закуповуваного сировини – аналіз дійсно потрібних запасів, які придбаваються підприємством для виробництва готового продукту, допомагає виявити винятково пріоритетні напрями (найбільш продавані партії) і сконцентрувати увагу саме на них.
- Мінімізація відходів – для оптимізації витрат необхідно використовувати вторсировину, застосовувати переробні комплекси, не викидати відходи, які цілком придатні для переробки і вторинного використання.
- Зведення власної електропідстанції – великі підприємства витрачають величезні кошти на постачання цехів електроживленням. Побудова власної розподільної електричної станції дасть можливість звести ці витрати до мінімуму. Однак варто врахувати, що такі можливості притаманні лише великим виробникам.
В комерції
Торговельні підприємства, так само як і виробничі, прагнуть підвищувати свою ефективність в цілях залучення великих інвестицій і збільшення чистого прибутку від продажів. Оптимізація комерційного бізнесу проявляється в основному у наступних методичних кроки:
- правильна організація планування;
- прогнозування і вивчення ринку;
- заняття правильної ніші на ринку товарів і послуг;
- виявлення потреб потенційного покупця;
- заміна невигідних постачальників на більш пріоритетних;
- закупівля виключно окупається товару;
- додаткове стимулювання попиту (реклама);
- розширення товарного асортименту (виключно раціональне);
- правильне формування ціноутворення;
- поліпшення організації збуту і продажу товарів.
Комерційне підприємство як ніяке інше спрямоване в першу чергу на заробляння грошей та отримання прибутку. Тому оптимізація процесів збуту направлена безпосередньо на підвищення прибутковості комерційної фірми.
У педагогіці
Дошкільні навчальні заклади та дитячі садки, будучи бюджетними установами, страждають від консервативних методів ведення виховного процесу не менш сильно, ніж недержавні структури. Тут педагогам доводиться працювати не з речовими виробами кінцевого виробництва, а з тими знаннями, вміннями і навичками, які вони можуть і повинні вкладати в голови підростаючого покоління. Той рівень знань, який сьогодні надає нинішня педагогічна виховна система, природно, регулюється існуючими ГОСТами та прописаними правилами. Але наскільки ефективно сьогоднішнє викладання? І від чого залежить підвищення ефективності педагогічного процесу?
Оптимізація виховної діяльності найчастіше спрямована на:
- активізацію каналів сприйняття – прийняття дітьми конкретної інформації та її активне засвоєння;
- розроблення комплексу заходів по залученню підвищеної уваги дітей до виховного процесу та навчання нових умінь;
- впровадження новітніх методик виховання, підвищують залученість дітей у виховний процес;
- використання наочних прикладів для швидкого закріплення отриманої інформації та вміння мислити асоціативно;
- застосування оперативного тестування;
- прийняття дітьми участі в безпосередній підготовці деяких аспектів заняття;
- ефективний розподіл часу.
Крім усього іншого, оптимізація роботи вихователів у дитячих садках досягається постійним підвищенням кваліфікації, доповненням їх власних знань новітніми ідеями та специфікою викладання в дошкільних установах. Тільки грамотний і кваліфікований педагог може закласти у розвиток дітей інформацію правильно, дохідливо і коректно. А це, у свою чергу, головна мета будь-якого дитячого саду.
В освіті
Не менш високі вимоги до оптимізації навчальних процесів шкільної та післяшкільної освіти. Вчителі загальноосвітніх шкіл і викладачі вузів потребують ще більш частою переатестації, ніж педагоги дошкільних установ. У чому полягають основоположні аспекти оптимізації діяльності вчителів і викладачів на уроках?
- Робота над забезпеченням належного первинного сприймання навчального матеріалу – щоб учням (студентам) був цікавий подається викладачем матеріал, останньому необхідно потрудитися і поміркувати над тим, як можна поліпшити подачу нової теми. Адже саме від ступеня залучення учня в робочий процес залежить те, як він засвоїть матеріал в подальшому.
- Засвоєння отриманих знань – одного лише вміння донести до слухачів лекції тему заняття не достатньо для того, щоб знання вкоренилися у свідомості учнів. Тому вчитель (викладач) зобов’язаний будувати свої практичні заняття з обов’язковою демонстрацією легенів, простих і зрозумілих прикладів. Це багаторазово збільшує здатність в учнів запам’ятовувати отриману нову інформацію.
- Застосування набутих навичок – проведення різноманітних експериментів на практикумах або завдання на будинок у вигляді творчого застосування отриманих знань вважається дієвою методикою оптимізації закрепительного етапу у засвоєнні теми.
Головна мета оптимізації процесу освіти – якісна подача матеріалу викладачем і оптимальне використання ним своїх можливостей для підвищення ефективності засвоєння учнями нової інформації.
В логістиці
Великі логістичні центри, що займаються перевезенням, транспортуванням вантажу і зв’язком з контрагентами, також вимагають проведення обов’язкових заходів з оптимізації логістичних процесів. На що вона спрямована?
- Планування операцій виходячи із співвідношення часових і фінансових показників, орієнтування на девіз «час – гроші».
- Активне використання новітніх інформаційних технологій – застосування компактних портативних комп’ютерів і інших гаджетів для зв’язку з перевізниками, експедиторами, клієнтами.
- Системний розрахунок фінансових і трудових ресурсів на перевезення вантажу з пункту А в пункт Б, виходячи з оцінки рентабельності і вигідності таких транспортувань.
- Мінімізація ризиків при транспортуванні вантажу, побудова системи депреміювання у разі псування вантажу з вини перевізника або експедитора.
- Зведення ризику псування вантажу через температурних або термінових умов до мінімуму (придбання холодильних камер, дотримання правил зберігання вантажу у вигляді швидкопсувного товару).
В організації
Оптимізація технологічних процесів дуже тісно пов’язана з правильно організованою роботою на підприємстві в цілому. Від того, як побудована організаційна структура фірми, залежить ефективність її функціонування. А виходячи з того, що структура компанії цілком і повністю грунтується на працівників і виконуваних ними обов’язки, найважливішою організаційною завданням будь-якої фірми є оптимізація персоналу. Сюди можна віднести:
- зниження витрат роботодавця на забезпечення трудової діяльності;
- підвищення фактичної кваліфікації співробітників;
- автоматизація праці – заміщення фізичної роботи машинизированной;
- позбавлення від неефективних співробітників – скорочення;
- поліпшення системи управління кадрами.
Тут представлений лише короткий перелік тих моментів, які є основоположними у реорганізації управління персоналом. Але вони відображають ключові аспекти, які сприяють досягненню головної мети оптимізації процесів організації на підприємстві – мінімізацію витрат.
