Проектування організаційних структур – це покрокова методологія, яка виявляє дисфункціональні аспекти робочого процесу, процедур та систем, перебудовує їх у відповідності з поточними бізнес-реаліями і цілями, а потім розробляє плани для впровадження нових змін. Процес спрямований на покращення як технічної, так і кадрової частини бізнесу.
Для більшості компаній процес проектування призводить до більш значного поліпшення організації, підвищення результатів (прибутковості, обслуговування клієнтів, внутрішніх операцій) та працівників, які наділені повноваженнями і прихильні бізнесу.
Відмінною рисою процесу проектування є комплексний і цілісний підхід до вдосконалення організаційного, який зачіпає всі аспекти корпоративного життя, тому ви можете досягти таких плюсів при розробці правильною методикою:
Під проектування розуміється інтеграція людей з основними бізнес-процесами, технологіями і системами. Добре спроектована організація гарантує, що форма компанії відповідає її мети або стратегії, відповідає завданням, пов’язаним з реаліями бізнесу, і значно підвищує ймовірність того, що колективні зусилля людей будуть успішними.
По мірі зростання компаній і ускладнення завдань у зовнішній середовищі бізнес-процеси, структури і системи, які колись працювали, стають бар’єрами для ефективності, обслуговування клієнтів, морального духу працівників та фінансової прибутковості.
Організації, які періодично не оновлюються, страждають від таких симптомів, як:
Використовувані методи
Важливо враховувати, що задіюються різні системи взаємодії. Хоча процес проектування організаційних структур адаптується до розміру, складності та потребам будь-якої фірми, це не обмежується лише внутрішніми запитами вищого керівництва. Кожен шлях рішення опрацьовується індивідуально. Сама система будується на наступних методах, які будуть перераховані нижче.
1. Статут процесу планування
Будучи старшими керівниками, ви зібралися разом, щоб обговорити поточні результати бізнесу, стан фірми, екологічні вимоги, а також необхідність приступити до такого процесу. Які подальші дії? Ви встановлюєте статут для процесу проектування організаційних структур. Він включає «причину змін», бажані результати, обсяг, розподіл ресурсів, терміни, участь, комунікаційну стратегію і інші параметри, які будуть направляти проект.
Час від часу керівництво може відбуватись процес стратегічного планування, процес розвитку команди до початку ініціативи по зміні проекту, в залежності від того, наскільки чітко вони розуміють свою стратегію і наскільки добре вони працюють разом як команда.
2. Розробка нової політики
Команда менеджерів (або інші працівники, які були запрошені для участі в процесі), дивляться вперед і проектують організаційні структури, які включають рекомендацій для «ідеального майбутнього». На цьому рівні кроки в цьому процесі включають наступні моменти:
У якийсь момент процес проектування перетворюється в планування переходу, оскільки встановлюються критичні дати реалізації і створюються конкретні плани дій для реалізації нового проекту.
І ключовою частиною цього кроку є інформування про прогрес інших членів організації. Розроблено комунікаційний план, який навчає людей того, що відбувається. Освіта приносить усвідомлення, а включення кожного – початок зобов’язань.
3. Реалізація проекту
Тепер завдання – втілити проект в життя. Методи проектування організаційних структур повинні завжди включати елементи реалізації. Без них завдання не будуть виконуватися. Люди організовані в природні робочі групи, які навчаються новим планом, навичкам команди і формування ініціативних груп. Вивчаються нові робочі ролі і встановлюються нові відносини всередині і поза підрозділу.
Обладнання та технічні засоби переставляються. Системи винагороди, системи підвищення ефективності системи обміну інформацією, прийняття рішень та управління змінені та скориговані. Почасти це можна зробити швидко. Деякі компанії можуть вимагати більш детальної інформації та бути реалізовані протягом більш тривалого періоду часу.
Основні принципи
Методи проектування організаційних структур виконують різні функції бізнесу. Вони призначені для задоволення конкретних мотивів. Необхідно також докласти зусиль для узгодження організаційної структури з мінливими потребами. Хороша система не тільки полегшує спілкування, але і приносить ефективність в різних сегментах. Тому при розробці важливо звертати увагу і на принципи.
1. Заохочення ефективності
Проектування організаційної структури підприємства включає деякі позитивні для співробітників елементи. У відповідь можна отримати позитивний відгук у співробітників. Основною метою організаційної структури є привнесення ефективності у різні функції. Систематичну роботу не залишить нічого випадкового, і кожна дія буде скоординовано, щоб виконати її по максимуму.
Члени організації прагнуть максимізувати випуск товарів і послуг з заданих ресурсів. Докладаються зусилля для систематичних, раціональних і скоординованих зусиль з контролю різних відходів і втрат. Різні організаційні моделі розроблені для забезпечення ефективності операцій. Вони налаштовані на досягнення поставлених цілей.
2. Зв’язок
Проектування організаційної структури підприємства включає і момент створення контактів у всіх підрозділах. Комунікація – це проблема номер один в кожній організації. Хороша структура забезпечує належний канал зв’язку між особами, які працюють в організації. Встановлені відносини у звітності, і ієрархія тих, хто звітує, також вказується в хорошій структурі. Існує необхідність в горизонтальному, вертикальному і бічному комунікаційному процесі, і це здійснюється добре спланованою структурою.
3. Оптимальне використання ресурсів
Правильний розподіл ресурсів також допомагає в їх оптимальному використанні. Проектування організаційної структури організації відводить більш важливе місце діяльності для досягнення загальних цілей. Заходи розміщуються у відповідності з їх важливістю в системі, і для розподілу ресурсів даються відповідні рекомендації. Оптимальний розподіл активів важливо для зростання бізнесу.
4. Задоволеність роботою
Гарне проектування організаційної структури організації забезпечує чіткий розподіл обов’язків і відповідальності різних людей, які працюють в бізнесі. Робочі місця розподіляються у відповідності з їх знаннями, досвідом і спеціалізацією. Люди отримують можливість пояснити свою роботу. Коли люди зможуть працювати у встановлених межах, буде задоволення від роботи.
5. Креативне мислення
Принципи проектування організаційних структур може включатися пункт вільно планувати і виконувати свою роботу. Це дозволяє людині думати і розвивати нові і кращі способи виконання поставлених завдань. Організаційна структура намагається розмістити людей в місцях, де вони найбільш підходять. Багато людей зробили свій внесок у розвиток управлінського мислення завдяки своєму творчості у певної частини компанії.
6. Полегшення управління
Принципи проектування організаційних структур також будуються і на оптимізації цього процесу. Є багато людей, які працюють в бізнесі. Їх функція повинна бути визначена, і обов’язки будуть розподілені відповідно до вимог організації. Хороша структура допоможе встановити відносини між людьми, що працюють на різних посадах. Організаційна система – це механізм, за допомогою якого керівництво спрямовує, координує та контролює діяльність різних осіб.
Добре продумана структура допоможе як управління, так і ведення бізнесу. Гарантується, що ніяка діяльність не залишається без нагляду, і робота розподіляється у відповідності з можливостями осіб, які її здійснюють. Добре продумані етапи проектування організаційної структури – відмінна допомога для хорошого управління. Розглянемо їх.
Етапи проектування
Створювана система повинна задовольняти вимоги бізнесу. Це має забезпечити оптимальне використання робочої сили, і різні функції повинні виконуватися належним чином. Необхідні гармонійні відносини між людьми на різних посадах. Проектування структури є важливою задачею, яка повинна бути ретельно продумана. Нижче будуть перераховані основні пункти, по яких і розробляється повне планування.
Етап 1: Визначення діяльності
Повинні бути визначені дії, які необхідно виконати для досягнення цілей фірми. Також потрібно визначити функції, які повинні бути виконані для досягнення різних цілей, і дії, пов’язані з цими функціями. Без цього етапу проектування організаційної структури управлінці не зможуть отримати бажаного результату.
Основні види діяльності поділяються на ряд підвидів кожної галузі. При визначенні видів слід мати на увазі, що жоден з них не уникнув дублювання дій, і різні функції виконуються скоординованих чином.
Етап 2: Групування видів діяльності
Тісно пов’язані та подібні види діяльності згруповані для відділів і різних галузей. Координація між активності може бути досягнута тільки шляхом правильної акумуляції. Згруповані види діяльності можуть бути призначені різних позиціях. Видача вказівок окремим особам створює авторитет і відповідальність. Такий фактор проектування організаційних структур дозволяє підвищити значимість конкретного співробітника. Повноваження делегуються нижчестоящим рівням різних департаментів, і відповідальність встановлюється.
Етап 3: Делегування повноважень
Делегування – це адміністративний процес, коли люди роблять щось інше, покладаючи на них відповідальність. Коли в організації створюються різні посади, цим особам призначається робота. Для виконання роботи потрібна авторитетність. Повноваження делегуються різним особам згідно з розподілом відповідальності. Фінальний етап проектування організаційної структури управління повинен це чітко відображати. В процесі переуступки завдання в організації створюються повноваження, система, що визначає, хто з ким буде формально взаємодіяти.
Особливості гарної системи
Проектування організаційної структури передбачає, що створене пристрій повинен відповідати різним потребам і вимогам фірми. Варто враховувати, що кожне підприємство має свою унікальну форму управління. Якщо розглядати особливості в цілому, узагальнюючи, то вони будуть виглядати як зазначено нижче.
1. Чітка лінія повноважень
Основи проектування організаційних структур управління починаються зі створення основної ієрархії. Повинна бути чітка лінія влади зверху вниз. Передача повноважень має здійснюватися поетапно і у відповідності з характером призначеної роботи. Всі організації повинні мати повне уявлення про роботу і повноважень, переданих конкретній особі. У відсутність цієї ясності будуть виникати плутанина, спори і конфлікти.
2. Адекватне делегування повноважень
Завдання проектування організаційних структур додатково включають грамотний розподіл обов’язків. Делегування повноважень повинно відповідати встановленої відповідальності.
Якщо для отримання запланованого завдання недостатньо влади, робота не буде завершена. Іноді керівники призначають завдання підлеглим, не даючи їм належних повноважень, це свідчить про відсутність прийняття рішень з їх боку. Неадекватні доручення створять проблеми для підлеглих, тому що вони можуть бути не в змозі виконати встановлене вимогу.
3. Менше рівнів управління
Елементи проектування організаційної структури повинні виключати складні схеми. Наскільки це можливо, необхідно скоротити, але в розумних межах, рівні управління. Чим більша кількість рівнів, тим більше затримок при зверненні. Передача рішень зверху донизу займе більше часу.
Аналогічно, інформація з більш низьких рівнів відніме багато часу, щоб досягти вершини. Кількість управлінських рівнів залежить від характеру і масштабу операцій. Жодне конкретне кількість структур не може бути зазначено для кожної проблеми, але слід докласти зусиль, щоб звести їх до мінімуму. Така оптимізація скоротить витрати часу.
4. Діапазон контролю
Процес проектування організаційних структур управління повинен включати і наглядові функції. Ступінь спостереження відноситься до числа людей, яких менеджер може безпосередньо контролювати. Людина повинна стежити за тим кількістю підлеглих, з якими він може безпосередньо підтримувати зв’язок.
Число людей, що підлягають контролю, не може бути встановлено повсюдно, тому що це буде залежати від характеру роботи. Необхідно докласти зусиль, щоб добре керована група перебувала під наглядом, інакше буде неефективність і низька продуктивність.
5. Простота і гнучкість
Підходи до проектування організаційних структур не повинні ускладнюватися. Не слід додавати непотрібні рівні управління. Хороша структура повинна уникати двозначності і плутанини. Система також повинна бути гнучкою для налаштування у відповідності з мінливими потребами.
Може відбутися розширення або диверсифікація, що вимагало б рекласифікації обов’язків і відповідальності. Організаційна структура повинна включати нові зміни без коригування основних елементів. Це дозволить не міняти все, вже раніше введені положення.
Основні елементи
Аналіз проектування організаційної структури повинен показувати стратегію розгортання талантів в компанії. Чи досягне це розгортання цілі бізнесу, почасти залежить від міцності всієї внутрішньої системи. Організаційний проект створює робочі відносини між людьми, встановлює межі відповідальності та визначає, хто перед ким звітує.
Є кілька способів структурувати компанію. Правильні принципи проектування організаційних структур управління випливають з потреб і прагнень фірми. Спираючись на це вони просувають потрібних людей.
1. Стратегія
Кращий підхід до організаційного проекту враховує стратегічні плани компанії. Такі заходи, тим часом, випливають із бачення компанії. Місія – причина існування бізнесу – його мета.
Бачення – це найвище досягнення компанії, реалізація поставлених завдань. Вся стратегія намагається реалізувати бачення, і організаційна структура повинна підтримувати ці зусилля. Наприклад, компанія, яка вирішила вийти на зарубіжні ринки, може об’єднатися в географічні підрозділи. Зміни в стратегії вимагають оновленого структурного проекту
2. Фактори навколишнього середовища
Бізнес-середовище, в якому працюють працівники, не може бути проігнорована організаційними проектувальниками. Непередбачувана, швидко змінюється система вимагає гнучкості, адаптивності та міжвідомчого співробітництва.
У такій ситуації проектування організаційної структури управління підприємства механічного типу буде стримувати спритність і чуйність персоналу. Замість цього розробники можуть побудувати органічну горизонтальну систему, яка вирівнює рівні управління і децентрализует процес прийняття рішень. У той же час стабільна середовище дозволяє використовувати засоби управління, чітко визначені завдання і централізовану владу у механістичної структури з її вертикальними рівнями зростаючої потужності.
3. Розмір компанії
Малі підприємства з невеликою кількістю людей часто виконують різні функції, ведуть себе неформально і не пишуть багато правил. Оскільки компанія виникає органічно, було б помилкою намагатися накласти на неї формальну механистическую структуру. Проектування організаційної структури і системи в такому випадку не повинен містити імперативні і консервативні елементи ведення внутрішньої діяльності.
Це буде марним дією. Крім того, зайва бюрократія може перешкодити проведенню операцій. Великі організації мають потребу в більшому контролі й нагляді. Механістична структура створює чітку підзвітність і відповідальність і тому підходить для компаній з великою кількістю співробітників.
4. Вік компанії
На початку житті компанії її невеликий розмір забезпечує органічні структурні якості, які сприяють гнучкості та оперативності. По мірі розвитку і розширення фірма починає:
- механизироваться, додаючи правила, політики і процедури;
- ставити чітко визначені задачі;
- впроваджувати великі внутрішні системи управління і командні ланцюжка.
Коротше кажучи, зрілість породжує бюрократію. Чим старше компанія, тим більше ймовірність того, що внутрішня система стане громіздкою, створюючи бар’єр для інновацій, адаптивності та швидких реакцій. Процес проектування організаційної структури повинен враховувати ступінь, в якій старої компанії необхідно реструктурувати себе, щоб зменшити свою механізовану систему. Інакше можуть виникнути серйозні управлінські та кадрові проблеми.
Структурні проекти
Структурні проекти мають свої плюси і мінуси, тому розробники повинні ретельно продумати кожен крок. Дві загальні теми тут – це функціональні та дивізійні підрозділу. Функціональна структура створює відділи у відповідності з такими видами діяльності, як виробництво, маркетинг і фінанси.
Згрупована діяльність підвищує ефективність, але може призвести до виникнення бар’єрів між відділами. Структура підрозділу групує людей у відповідності з продуктом, клієнтом або географічним положенням, фактично створюючи невеликі компанії з власними маркетинговими, фінансовими та виробничими можливостями. Це робить підрозділу сфокусованими і чуйними, але дублює ділову діяльність між підрозділами і усередині компанії в цілому.
Схема типів управління
Схема організації є візуальним представленням формального типу проектування. План показує структуру організації, відносини і відносні рівні позицій кожної галузі. Це допомагає організувати робоче місце, змальовуючи в загальних рисах напрямок контролю для підлеглих.
Навіть малий бізнес, що складається з однієї людини, може використовувати якусь організаційну схему, щоб побачити, які функції необхідно виконати. Таке планування і бачення структурує роботи і допомагає реалізувати всі завдання і вирішити виникаючі комунікативні проблеми.
Організаційні схеми пропонують наступні переваги:
Є, звичайно, кілька обмежень для організаційних видів проектування:
- Вони статичні і негнучкі, часто застарілі, оскільки фірми змінюються і проходять фази зростання.
- Вони не допомагають зрозуміти, що насправді відбувається в неформальній організації. Реальність така, що організації часто досить хаотичні.
- Вони не можуть впоратися зі зміною кордонів фірм з-за аутсорсингу, інформаційних технологій, стратегічних альянсів і мережевої економіки.
На ранніх стадіях бізнес може вирішити не створювати офіційну організаційну структуру. Однак фірма повинна існувати навіть без чітко вираженого плану, щоб курс розвитку міг бути успішним. Більшість малих підприємств вважають корисними організаційні схеми, оскільки вони допомагають власнику або менеджеру відслідковувати зростання і зміни у кожній галузі і напрямку.
Висновок
Такий підхід з проектуванням призводить до значного поліпшення якості обслуговування клієнтів, скорочення часу циклу, зниження оборотів і прогулів, підвищенню продуктивності з 25 до не менш 50%. Гарна новина полягає в тому, що план можна використовувати практично для будь-якого типу і розміру бізнесу. Тривалість часу, необхідного для завершення проектування, варіюється в залежності від характеру, розміру та ресурсів фірми. Великі і складні проекти можуть бути завершені протягом кількох днів. Невеликі фірми вимагають набагато менше часу і ресурсів.
