На сьогоднішній день вже не залишилося в країні таких бібліотек, які не створювали б різноманітні проекти, не брали б участь у найрізноманітніших конкурсах, адже саме проектна діяльність бібліотеки і покращує фінансовий стан установи, і підсилює його роль в даній місцевості. Таким чином і якість послуг поліпшується, і читачі задоволені. Проектна діяльність бібліотек дозволяє знайти власний імідж та зробити його значно якісніше. Так з’являються в роботі нові перспективи.
Які бувають проекти
Характер і цільові завдання у проекту можуть бути абсолютно різними. Наприклад, пілотний проект. Це перший, пробний етап реалізації, що дозволить переконатися, що обрана система дій ефективна і легко застосовна. Одночасно навчається вся робоча група з причетних до проекту співробітників. Визначаються форми та методи проектної діяльності бібліотеки, необхідність конфігурації системи роботи, план організаційних і технічних заходів. Все це дає пілотний проект вже на першому етапі реалізації. Витрати значно зменшуються, а разом з цим прискорюється впровадження проекту в повному масштабі. Терміни проведення пілотного варіанту проекту обмежені до тридцяти днів.
Інформаційний проект готується суто за побажанням і потребам користувачів. Інноваційно-проектна діяльність бібліотек включає в себе проекти, засновані на значні зміни, зміни звичних форматів, застосування сучасних технологій і нововведень. Інноваційні проекти завжди привертають багато уваги користувачів. Маркетинговий проект розрахований на якомога більш широку зв’язок з громадськістю даної місцевості, причому, зв’язок цей має бути взаємною. Стратегічний проект – діяльність тривала, з далекими перспективами. Організаційний проект завжди направлений на більш складний рівень. Наприклад, люди об’єднуються для вирішення дуже складних завдань і розробляють проект набагато більш об’ємний.
Діловий або партнерський проект заснований на договорі фізичних осіб та юридичних осіб, де права і обов’язки абсолютно рівні. Економічний проект складений в довгостроковій формі, де вирішуються пріоритетні завдання бібліотеки. Терміни, тим не менш, в даному вигляді проекту завжди встановлюються точно. Освітні проекти найчастіше використовуються в проектній діяльності дитячих бібліотек, оскільки напрямками тут можуть бути тільки навчання, вдосконалення умінь, знань, загальне просвітництво. Соціальний проект призначається зазвичай однієї категорії людей і спрямований на допомогу, поліпшення їх життя.
Проект культурно-дозвіллєвий повсюдно дуже популярний, у будь-якій сільській бібліотеці проектна діяльність заснована саме на цій формі роботи. Тут бібліотека виступає в ролі дозвіллєвого центру, такі заходи зазвичай дуже видовищні: це музичні і літературні вечори, театралізовані вистави, презентації, фестивалі, масові свята, творчі вечори, різноманітні виставки. Проект підвищення кваліфікації реалізується всередині колективу співробітників і спрямований на удосконалення, покращення спеціальних навичок працівників бібліотеки.
Мега – і монопроекты
Класифікацій проектів надзвичайно багато. Окремо можна розглядати їх за масштабом і поділити на міжнародні, міждержавні, регіональні та міжрегіональні, національні, галузеві та міжгалузеві, відомчі, корпоративні, а також проекти, реалізований в одній бібліотеці. Останнє можна назвати монопроектом, а є ще мультипроекты – реалізація відбувається у кількох бібліотеках, і мегапроекти – дуже широкий, як мінімум, регіональний проект.
Єдине визначення поняття “мегапроект” у вітчизняних виданнях відсутня. Однак навіть програмно-проектна діяльність сільських бібліотек час від часу буває залучена в спеціалізовані комплексні програми з єдиною метою та безліччю різнорідних проектів, тісно пов’язаних між собою, що реалізується на різних рівнях управління. На рівні регіону в мегапроекті беруть участь і мультипроекты, і монопроекты, пов’язані найчастіше з розвитком культурного середовища – бібліотечної сфери, театрів, музеїв, центрів дозвілля. Але головна умова: всі проекти повинні бути об’єднані єдиною метою, виділеними матеріальними і фінансовими ресурсами, а також і термінами реалізації.
Мегапроекти завжди розробляються на верхніх рівнях управління – на міждержавному, державному, республіканському або на рівні області або краю. Вони завжди дорогі, складні, з довгою реалізацією, з залученням віддалених районів з недостатньо розвинутою інфраструктурою. Але завжди чинять вплив на культурне і соціальне середовище цілого регіону або навіть країни.
Тут потрібні особливі методи управління і координації, ретельна підготовка. Приклад програмно-проектної діяльності бібліотек мега-масштабу – проведення у 1998 році ініційованого фондом Сороса заходи “Пушкінська бібліотека”, яке проводилося надзвичайно масштабно, тривало три роки, і тільки перший з усіх реалізував 20 мільйонів доларів. Брали участь в мегапроекті бібліотеки на території 83 суб’єктів Російської Федерації.
Задум проекту
Будь-який проект – це завжди цілий комплекс дій, які спрямовані на виявлення і вирішення тієї чи іншої проблеми. А кожна проблема має свої витоки і остаточне рішення. Тому досягнення кінцевого результату проектної діяльності бібліотек присутній завжди. Задум проекту обов’язково буває значущим в соціальному плані, навіть якщо сам проект невеликий і скромний, його результати неодмінно будуть корисні і потрібні певної частини населення. Проектна діяльність бібліотек завжди спрямована на певний результат. Це може бути будь-яка концепція або послуга, за своїм складом і властивостями мають завершений характер, як і передбачається в проекті.
Для чого бібліотекам потрібні проекти? Це, насамперед, діяльність некомерційна, але вона важлива тим, що працює на зміну ситуації в справі забезпечення доступу найбільш якісного, повного, ефективного до всякого роду інформації – як для цільових читацьких груп, так і для місцевої громадськості в самому широкому її охоплення. Найбільшою популярністю користується програмно-проектна діяльність бібліотек. Зазвичай вважається, що найбільш ефективними бувають спільні проекти, коли проводиться кооперація з іншими бібліотеками, культурними або інформаційними установами, з місцевою владою, а також з некомерційними організаціями. Це, звичайно, так і є, але зовсім не означає, що програмно-проектну діяльність бібліотека не може успішно проводити самостійно.
Фази роботи над проектом
Коли проект реалізується, завжди виникають нові послуги – соціальні, культурні, інформаційні, освітні, відкриваються нові можливості, навіть з’являються нові структури. Задовго до складання звіту про програмно-проектної діяльності бібліотеки стає зрозумілою актуальність проведення подібних заходів. Кожен проект має одні і ті ж властивості, з числа основних. Це обмеження у часі – з моменту початку проекту до повного вирішення проблеми, тобто закінчення робіт, коли відзначатиметься завершеність результату у вирішенні зазначеної в проекті і досконально структурованої проблеми.
Нижче буде конкретно показано, як пишеться звіт про програмно-проектної діяльності бібліотеки в цілому, і як про окремому проекті зокрема. При реалізації будь-якого проекту знадобиться певний обсяг ресурсів, щоб забезпечити досягнення поставленої мети. Фази роботи над бібліотечним проектом можна позначити так: спочатку виробляється концепція, потім вона реалізується, після чого завершується. Натхнення можна знайти, розглядаючи інші, вже розроблені проекти. Проектна діяльність в бібліотеці завжди починається з цього. І завжди знайдеться власна ідея. На початковій фазі збираються і аналізуються первинні дані, виявляються проблемні ситуації, які необхідно змінити. Потім визначаються цілі, ставляться завдання, позначаються основні вимоги і необхідні ресурси коштів і часу.
Вже після цього аналізується оточення проекту, відбір учасників, визначаються ризики. В процесі визначаються всі можливі шляхи для вирішення даної проблеми і вибирається оптимальний. Всі успішно розроблені проекти в проектній діяльності бібліотеки починаються саме так. Приймається найцікавіше з пропозицій щодо вирішення означеної проблеми. І з готовою концепцією можна починати пошук фінансів. Організацій, готових фінансувати бібліотеки, не так багато, але знайти їх все-таки можна. Складається заявка на фінансування.
Ідея, мета, завдання
Насамперед, необхідно визначитися з основною ідеєю проекту: яким групам користувачів реалізація його необхідна, відповідає проектна ідея потребам і вимогам цільової аудиторії, а також сучасної ситуації, чому взагалі могла виникнути ця потреба і чи зможе дана бібліотека вирішити зазначені проблеми. Тут необхідно співвіднести вимоги: проектна діяльність у шкільній бібліотеці значно відрізняється від вузівської. Ідею потрібно підтвердити конкретними даними, експертними оцінками, реальною статистикою, зверненнями користувачів, публікаціями в пресі тощо.
Найбільші труднощі виникають при формулюванні мети і завдань. Мета, як водиться, віддалений результат, кінцевий продукт, саме те, що і викликає необхідність реалізації проекту, тобто – це поки затвердження загальні, кількісно і якісно нічим не підтверджені. Формула бажаного результату. Успішні приклади проектної діяльності бібліотек показують, що довгостроковий характер результату не заважає творцям відповісти на питання “навіщо?”. З завданнями зазвичай впоратися простіше, швидше і легше, оскільки вони тісно пов’язані з вирішуваною проблемою, завжди конкретні і дають проміжні результати проекту аж до підсумкових, відображають зміни ситуації – кількісні та якісні, а найголовніше – у них завжди присутня дію.
Саме тому і необхідно ставити завдання ємні, точні по умовам. Коли в рішенні звучить: “поліпшити” або “підвищити”, сама задача залишиться не до кінця вирішеною, тому що не визначений конкретний результат. Звіт з проектної діяльності в бібліотеці не повинен містити такі розмиті формулювання. Тут потрібні дієслова чіткі: “змінити на те-то”, “об’єднати те-то і те-то”, “створити ось це” і так далі. Можна перевірити себе питаннями при формулюванні задачі. Наприклад: чи є в цій задачі точний термін її виконання, всюди чи “що” і “як” замінюють “навіщо” і “чому”, чи можна результат вирішення даної задачі перевірити і виміряти, здійсненна чи взагалі ця задача, всім зрозумілі умови цієї задачі, не стане рішення даної задачі більш вагомим за результатом, ніж сама мета?
Фаза розробки
Зміст фази розробки полягає в опрацюванні всіх основних компонентів, які містяться у проекті, і в повній підготовці його до реалізації. По-перше, саме тепер слід призначити керівника проекту і сформувати команду. По-друге, розробити структуру проекту, ресурси, позначити основні роботи і визначити кінцевий результат кожного етапу.
Складаються календарні плани, графіки роботи, продумується забезпечення – бюджет і кошторис проекту, визначаються технології контролю та управління, прораховуються можливі ризики. Нарешті, на цьому етапі укладається договір на фінансування проекту. Все це структурне планування повинно увійти у фазу розробки.
Творцям проекту на даний момент вже має бути абсолютно зрозуміло, які саме заходи необхідні для проведення, щоб досягти намічених результатів, як проміжних, так і кінцевого. На цьому етапі вже чітко визначено, що конкретно буде зроблено, хто здійснить заплановані дії, як він це зробить, коли це станеться, яка послідовність дій, яких ресурсів це вимагає.
Фаза реалізації
Тепер необхідно впритул приступити до основних робіт проекту, які керівник по мірі здійснення кожної дії буде постійно їх контролювати. Для цього йому знадобиться детальний моніторинг щодо збору всіх фактичних даних для того, щоб порівнювати їх з планами. При завершенні проекту повинні бути досягнуті всі кінцеві цілі, визначені ще на перших стадіях роботи. Обов’язково підводяться підсумки і проект закривається.
На етапі реалізації проекту основний зміст роботи зазвичай полягає в організації рекламної компанії, у проведенні презентацій, після чого проект вводиться в дію. Розробляються методичні матеріали, публікації в засобах масової інформації. Оцінюється результат проведення проекту, підводяться підсумки і потім слід звітна частина.
Звіти готуються і змістовні, та фінансові (для тих організацій, які стали спонсорами). Проводиться закриття проекту, іноді урочисте. Найкращий проект той, який не закінчується ніколи у вигляді користі, яку він приніс. У цьому випадку результати стійкі, і набутий досвід дозволяє ділитися ним з іншими організаціями та бібліотеками.
Проектна документація
Оформлення проекту в документах повинно виглядати приблизно так:
1. На титульному аркуші – назва проекту, автори його та організація-заявник.
2. Вступна частина з коротким описом проекту – не більше п’яти пропозицій, де змальовані постановка й опис проблеми, заради якої створений проект, далі переконливі докази необхідності та обґрунтування актуальності здійснення проекту (багато злегка перебільшують цю значущість, і це правильно).
3. Позначається мета проекту та кінцевий результат після його реалізації.
4. Шикуються завдання та шляхи їх вирішення.
5. Про учасників проекту докладні дані. Про керівника проекту. Про виконавців. Про партнерів.
6. Загальний зміст проекту з переліком заходів, необхідних для вирішення кожного завдання. Тут зручно використовувати таблиці та графіки з датами заходів та зазначенням відповідальних осіб.
7. Кошторис витрат – бюджет проекту.
8. Все про очікувані результати.
9. Про перспективи розвитку за результатами роботи проекту.
Післямова
Тут можна долучити і не тільки точні, але і емоційні складові: діяльність з реалізації проекту завжди організовує колектив, дисциплінує, з’являється взаєморозуміння, коли переслідуються спільні цілі і завдання, а також і взаємодопомога, результати праці всього колективу добре видно, а тому цей творчий процес залучає співробітників без всякого примусу, а також відвідувачів бібліотеки та інших жителів даної місцевості.
Треба написати і про те, що проектна робота сповнена радості і слів подяки, вона сприяє не тільки збереженню, але й процвітання кожної бібліотеки, таким чином привертається увага органів влади і структур підприємництва, різноманітних організацій, об’єднань і широким верствам громадськості.
Законодавчі акти і нові правила
В останніх десятиліттях в нашій країні відбувалися численні соціальні і економічні зміни. Потрібно відзначити, що ситуація ще не досить сталою. Був прийнятий ФЗ-131 про місцеве самоврядування, наприклад, що вельми ускладнило і життя, і діяльність бібліотек. Тим не менш розробляються інші підходи до управління ситуацією.
І розробка проектів є одним з найбільш ефективних способів направити бібліотечна справа в сучасне русло. Поки ці методики не цілком відпрацьовані і часто носять стихійний характер, однак і в цих випадках показують високий ефект, навіть якщо бібліотека обмежується реалізацією лише окремих елементів цього напрямку.
Планова розподільна система вже пішла в минуле, правове регулювання теж, управління децентралізовано. Всі ці зміни не можуть не позначитися на психології людей і в тому числі працівників бібліотек. Єдине приходить на допомогу – комп’ютерні технології, які зробили різкий стрибок у розвитку за останній час. Це неоціненно в проектній діяльності будь-якої бібліотеки – й міській, і в сільській, і дитячої.
