Бухгалтерія кожного підприємства має справу з первинною звітністю. Перелік первинної документації у бухгалтерії включає в себе декілька обов’язкових паперів. Кожна з них має відношення до стадій бізнес-процесу. У випадку, якщо співробітники організації не займаються веденням первинної документації в “1С: Бухгалтерії”, компанію чекають відчутні санкції.
Що це таке?
Облік первинної документації у бухгалтерії є першочерговим завданням. Вся діяльність, що здійснюється у цьому напрямку, регламентується ФЗ “ПРО бухгалтерському обліку”. Так, у першому пункті дев’ятої глави сказано, що до первинної документації можна відносити будь-яку правильно оформлену та засвідчену керівництвом папір, що відбиває різні епізоди господарської діяльності компанії. До речі, цими епізодами називаються:
- отримання грошей за товари або послуги, надані підприємством;
- перерахування коштів за отримані ТМЦ.
Таким чином, крім обов’язкового списку первинної документації у бухгалтерії, є і додатковий. Його, як правило, складають за бажанням керівництва фірми. І вносять у нього бланки, які мають відомості про взаємозаліки, не мають фінансового підґрунтя.
Особливості роботи з первинною документацією в бухгалтерії
Перше, на що слід звернути увагу, це те, що всі бланки “первинки” повинні бути пов’язані з переходом грошових коштів. Тому не варто включати в цей список довіреність на отримання документів.
Зберігання даного виду паперів здійснюється протягом мінімум п’яти років з дати підписання. При податкових перевірках інспектор вимагає первинну документацію за період від одного до трьох років. Таким чином, папери з більш довгим терміном можна відправляти на зберігання в архів. Через п’ять років їх можна повністю утилізувати. Здійснюється знищення “первинки” згідно внутрішнього статуту компанії та законодавству країни. Ця процедура є досить складною і трудомісткою. Тому багато підприємств зберігають “первинку” до тих пір, поки в бухгалтерії є місце. Термін зберігання паперів в архіві в Росії ніяк не обмежується.
Список
Щоб зрозуміти, що таке первинна документація у бухгалтерії, необхідно знати, які види документів до неї входять. Слід нагадати, що йдеться про папери, що мають відношення до переміщення грошових коштів. Ось список того, що входить в первинну документацію в бухгалтерії:
Більш детальна інформація про кожного з цих первинних документів представлена в наступних параграфах.
Договір
Даний пункт викликає масу суперечок серед працівників бухгалтерського відділу. Справа в тому, що первинна документація в бухгалтерії повинна зберігатися в будь-якому випадку, а от договори іноді осідають у юристів або навіть у відділі кадрів. Але є й інша сторона медалі. Адже саме договір є підставою для здійснення операції, пов’язаної з рухом грошових потоків.
Рахунок
Даний бланк належить до первинної документації у бухгалтерії. Що таке рахунок, знає кожен учасник бізнес-процесу. Фактично цей документ є підставою для переказу грошових коштів за одержані товари або послуги. Якщо одна із сторін бере на рахунок, це означає що вона негласно погоджується на проведення операції. Також у ньому може міститися інформація щодо досягнутого раніше угоди. У рахунку прописуються не тільки ці дані, але і порядок повернення коштів у разі виникнення такої потреби.
Товарна накладна
Дана папір є одним з найяскравіших представників первинної документації у бухгалтерії. Справа в тому, що саме в ній вказується повний перелік товарів, відвантажених покупцю. В даному випадку мова йде як про готової продукції, так і про сировину. Складається товарна накладна в необмеженій кількості примірників. Цей момент не має чіткого регламентування та насправді ґрунтується лише на те, скільки сторін потребують даного роду документі. Тобто скільки учасників угоди, стільки і має бути надано примірників. Варто пам’ятати, що є дійсними тільки ті бланки, на яких стоїть підпис відповідальної особи. Печатка або штамп в даній ситуації не обов’язкові.
Акт прийому-передачі
Обробкою первинної документації у бухгалтерії займаються рядові працівники даного відділу. Найчастіше в якості підтверджуючого документа приходять акти виконаних робіт (послуг). Дана папір, як зрозуміло з її назви, складається після надання послуг або виконання робіт. Дійсним вважається акт прийому-передачі, підписаний у двосторонньому порядку. Бувають випадки, коли один з контрагентів відмовляється візувати документ. У цій ситуації бланк може бути посвідчений лише однією стороною, але за умови, що при його підписанні присутні спостерігачі. Крім основної інформації, акт прийому-передачі може включати в себе дані уточнюючого чи роз’яснювального характеру. Як правило, вони вносяться у спеціально сформовану таблицю. Що стосується візування печаткою, то воно завжди вітається, але якщо відбитку ні, це не робить папір недійсною. Варто зазначити, що при веденні первинної документації у бухгалтерії акт, що відображає рух ОЗ підприємства, також слід відносити до переліку первинних документів.
Розрахункова відомість
Дана різновид первинної документації відображає рух грошових коштів між підприємством і його найманими робітниками. Крім основної суми оплати праці, що в неї включаються всі бонуси і компенсації. Заверителем відомості в даній ситуації виступає головний бухгалтер разом з керівником підприємства. Щоб документ був дійсним і міг вступити в силу, необхідно його візувати печаткою. У разі, якщо це не зроблено, бланк можна вважати недійсним. Варто відзначити, що у двох представлених вище документах ця печатка не є обов’язковою.
Касові документи
У цей список входять такі форми:
- прибутковий ордер,
- видатковий ордер,
- касова книга.
Дана первинна документація містить максимально повну інформацію щодо руху грошових коштів. Касові ордери поділяються на кілька типів. Так, найчастіше в роботі бухгалтерії використовуються КО-1, КО-2, КО-4. В них відображаються всі факти господарського життя організації. Таким чином, при податковій перевірці до них інспектори прискіпливі більше всього. Крім цих типів, існують бланки КО-3 і КО-5. Третій є журнал реєстрації касових ордерів, а п’ятий враховує переміщення готівки на підприємстві. Як правило, інспектори даними видами первинної документації приділяють набагато менше уваги. Що стосується їх зберігання та оформлення, то дані процеси здійснюються згідно з загальним порядком.
Поділ в залежності від етапу укладання угоди
Будь-яка операція підрозділяється на три етапи. І кожному з них відповідає конкретна документація.
Спочатку сторони завжди домовляються про умови проведення операції. У цей момент вони укладають договір і виставляють рахунки на оплату. Після цього одна з сторін здійснює внесок на вимогу. І в підтвердження цього платник зобов’язаний надати підтверджуючі папери. Якщо кошти були перераховані з розрахункового рахунку, то повинна бути пред’явлена довідка. У випадку, якщо платіж здійснюється з використанням готівкових грошових коштів, підтвердження здійснюється шляхом надання касових чеків, бланків суворої звітності чи квитанцій. Заключним етапом будь-якої угоди є надання оплачених товарів або послуг. Цей момент повинен бути підтверджений актом виконаних робіт (послуг) або ж товарної накладної, якщо мова йде про різного роду виробах.
Вимоги до заповнення
Для правильного ведення документообігу недостатньо просто знати, що таке первинна документація в бухгалтерії. Важливо враховувати основні вимоги до її заповнення. Перш за все, у кожного бланка має бути свою назву. Також укладач документа зобов’язаний вказати дату формування даної звітності і найменування підприємства. Під підприємством мається на увазі постачальник, підрядник або покупець. Банківські реквізити, ініціали посадових осіб та найменування операції також виводяться в окремі графи первинної документації у бухгалтерії. Що таке найменування операції, знають всі, от тільки варто пам’ятати, що обов’язково має виражатися в кількісній формі. Завершальним моментом складання даного роду паперів є постановка підпису і печатки відповідальних осіб.
Внесення правок
У роботі з великою кількістю документів співробітники часто роблять помилки. Виправляти їх необхідно згідно з правилами, встановленими законодавством. Існує два типу правок:
Варто знати, що перекреслення необхідно робити тільки дуже тонкою лінією. Якщо працівник перекреслює текст таким чином, що той стає нечитабельним, це є дуже грубою помилкою.
