Кожна компанія повинна готувати численну документацію, яка передається в різні державні організації. З допомогою таких паперів підтверджується офіційність і законність діяльності організацій. За співробітників доводиться передавати спеціальний звіт СЗВ-М. Він здається щомісяця у відділення ПФ, причому заповнюється документація компаніями та ІП, які користуються допомогою найманих працівників. Підприємці та бухгалтери повинні розбиратися в тому, як заповнити СЗВ-М, які відомості вносяться у звіт, а також як здається документація. Якщо будуть порушуватися вимоги законодавства, то керівництво фірми буде притягуватися до відповідальності.
Хто здає?
У сучасне законодавство регулярно чиновниками вносяться суттєві зміни. СЗВ-М є важливим звітом, який передається в ПФ кожним роботодавцем. Його форма регулярно змінюється представниками влади, що дозволяє отримувати максимальну інформацію про кожному найманому працівникові будь-якої організації.
Здається документація кожною організацією або ІП, якщо під час діяльності використовується наймана праця. Якщо у індивідуального підприємця відсутні офіційно працевлаштовані працівники, то він звільняється від необхідності здавати цей звіт до ПФ. Компанії без співробітників у будь-якому випадку заповнюють документацію.
При заповненні СЗВ-М за новими правилами важливо вказувати не тільки людей, які працюють на підставі стандартного трудового договору, але й громадян, які працюють за цивільно-правовими угодами. Це обумовлено тим, що роботодавець у будь-якому випадку перераховує за цих громадян внески в ПФ.
Хто зобов’язаний здавати СЗВ-МУ? Процес виконується будь-яким підприємцем, який під час роботи застосовує працю найманих працівників. Це відноситься до ІП або фірмам. Якщо дана вимога не буде враховуватися бізнесменами, то вони притягуються до відповідальності. Здавати документ треба навіть фірмам, які не ведуть діяльність і в яких відсутні працівники. Це обумовлено тим, що в організаціях обов’язково є хоча б один працівник, представлений засновником фірми.
Мета здачі
Основною метою здачі в ПФ даної форми виступає можливість відстежувати всіх предпенсионеров. Вони представлені громадянами, яким до виходу на пенсію залишилося менше 5 років. З допомогою СЗВ-МУ фахівці ПФ можуть вести статистику за предпенсіонерам, а також відстежувати роботодавців, які без законних підстав припиняють співпрацю з такими працівниками.
Але у звіт включаються не тільки люди, які є предпенсионерами, але і всі інші працівники підприємства.
Потрібно готувати при відсутності працівників?
Звіт СЗВ-М в ПФР здається як підприємцями, так і компаніями, але при цьому враховуються наступні правила:
- якщо у індивідуального підприємця відсутні наймані працівники, то він може не здавати документацію;
- якщо у ІП працюють наймані працівники, то доведеться передавати щомісяця звіт у ПФ;
- фірми здають документ незалежно від наявності або відсутності найманих фахівців;
- враховуються в процесі заповнення документації не тільки люди, які працюють за трудовим договором, але які залучаються до співпраці з допомогою складання контракту цивільно-правового характеру.
Компанії зобов’язані здавати документ навіть за відсутності найманих працівників, а обумовлено це тим, що під час реєстрації будь-якої організації відразу з’являється один співробітник, представлений директором і засновником підприємства. Іноді за цієї людини не перераховуються якісь кошти до ПФ, але все одно фірма повинна здавати в ПФ дану форму.
Терміни здачі
Кожен підприємець повинен розбиратися в термінах здачі СЗВ-М. За вересень документація здається до 15 жовтня. Звіт передається щомісяця до 15 числа наступного місяця. Дані терміни є чітко затвердженими в законодавстві, тому їх порушення призводить до нарахування штрафів.
До 2017 року документ здавався щомісяця до 10 числа. Фірми та підприємці мають право складати документ заздалегідь. Наприклад, термін здачі СЗВ-М за вересень надано 15 жовтня, але передати звіт працівникам ПФ можна навіть 1 жовтня. Ніяких штрафів за попередню передачу документації не передбачається.
Правила складання
Порядок заповнення форми СЗВ-М повинен добре вивчатися підприємцями та бухгалтерами. Від правильності складання цієї документації залежить, чи будуть матися в ній які-небудь суттєві помилки, так як якщо виявляються які-небудь розбіжності, то доведеться здавати в ПФ корективний документ.
Як заповнити СЗВ-МУ? Для цього можна вносити кошти вручну або за допомогою спеціальних програм. У цьому документі є 4 розділи, причому кожен має своє призначення:
- Розділ 1. Тут вказуються основні відомості про роботодавця. До них відноситься індивідуальний номер, який присвоюється кожному підприємцю фахівцями ПФ. Прописується найменування компанії, її ІПН і КПП.
- Розділ 2. Наводиться період, за який складається форма СЗВ-М, а також ставиться код цього періоду, представлений порядковим номером місяця. Якщо для заповнення застосовуються спеціальні програми, то в них коди проставляються автоматично.
- Розділ 3. В нього включаються спеціальні шифри, які визначають тип здається звіту. Якщо здається документація в перший раз, то ставиться шифр «исхд». Якщо передається в ПФ коригувальна форма, то застосовується шифр «доп». У додатковому звіті повинні бути які-небудь доповнення або виправлення недостовірних даних. Може використовуватися шифр «отз», на підставі якої скасовується раніше подана форма. Цей варіант використовується, якщо раніше поданого звіту виключаються будь-які працівники підприємства, наприклад, якщо вони звільнилися, тому не працюють у поточному періоді.
- Розділ 4. Він призначається для внесення відомостей про застрахованих осіб. Вони є працівниками підприємства або індивідуального підприємця. З ними можуть бути укладені трудові угоди або контракти цивільно-правового характеру. Наводяться їх ПІБ та індивідуальні номери особових рахунків в ПФ. Додатково вписується ІПН кожного громадянина. Даний розділ представлений у вигляді таблиці.
В кінці ставиться печатка компанії і підпис керівника. Зазначаються всі співробітники, з якими був укладений будь-який контракт, а при цьому не враховується, чи були перераховані в ПФ за цих громадян якісь внески. Тому включаються навіть фахівці, які знаходяться на лікарняному, у декреті або у відпустці.
Може бути документ нульовим?
Кожен підприємець і бухгалтер повинен знати, як заповнити СЗВ-МУ, так як якщо будуть виявлені якісь порушення або помилки, то доведеться сплачувати штраф. Часто підприємці замислюються про те, чи може даний звіт бути нульовим.
Форма СЗВ-МУ не може бути нульовою, так як якщо у ІП відсутні працівники, то він просто не здає цей документ до ПФ. Керівник підприємства зобов’язаний в будь-якому випадку складати даний звіт. Це обумовлено тим, що навіть якщо відсутні наймані працівники, то безпосередній директор виступає співробітником фірми. Тому в СЗВ-МУ включаються відомості про керівника підприємства. Це потрібно навіть за умови, якщо компанія фактично не веде підприємницьку діяльність, тому директор не отримує якісь виплати.
Способи передачі документації
Важливо розбиратися не тільки в тому, як заповнити СЗВ-МУ, але і якими способами можна передати звіт у відділення ПФ, розташоване в регіоні ведення діяльності підприємця або компанії. Процедура може виконуватися такими способами:
- якщо в компанії працює більше 25 працівників, то документація здається виключно у електронному вигляді, тому роботодавцю доведеться зайнятися реєстрацією ЕЦП;
- якщо в документ вносяться відомості про працівників, чия кількість не перевищує 25, то допускається відображати потрібну інформацію у паперовому вигляді, після чого звіт передається у відділення ПФ особисто підприємцем або його офіційним представником;
- паперовий варіант звіту додатково може відправлятися в ПФ з допомогою рекомендованого листа, але обов’язково доведеться скористатися описом вкладення.
Великі компанії змушені здавати документ тільки в електронному вигляді. Для цього керівнику доведеться подбати про реєстрацію ЕЦП.
Коли сплачується штраф?
Підприємці і власники фірми сплачують штраф за несвоєчасну здачу СЗВ-М. Якщо до 15 числа місяця, наступного за звітним, дана документація не передається у відділення ПФ, то це призводить до нарахування санкції. Штраф за несвоєчасну здачу СЗВ-М дорівнює 500 руб. дана сума Сплачується за кожного працівника, за якого не була в ПФ передана необхідна інформація.
Якщо в компанії працює досить багато найманих фахівців, то санкція буде володіти значним розміром. Тому керівники та бухгалтери таких підприємств повинні відповідально підходити до своїх зобов’язань щодо складання та здачі численної звітності, що містить відомості про найманих працівників.
Наприклад, якщо у фірмі працює 100 осіб, то штраф за один місяць буде дорівнює 5 тис. руб.
Інші причини для стягнення штрафу
Штраф призначається не тільки за пропуск строго встановленого терміну, але і за порушення або помилки в СЗВ-М. Якщо виявляється, що відомості в документі є неповними чи недостовірними, то сплачується 500 руб. за кожного працівника, у відношенні якого було допущено порушення.
Іноді виникають спірні моменти, при яких податківці наполягають на сплаті штрафу, але власники компаній відмовляються від перерахування даної суми коштів. Це відноситься до ситуації, коли компанія, в якій працює більше 25 осіб, передає в ПФ звіт в паперовому вигляді.
Як виправляються помилки?
Якщо під час заповнення даного звіту підприємцем або відповідальною особою допускаються які-небудь помилки або порушення, то доведеться складати коригувальну документацію. Спочатку страхувальник отримує від ПФ спеціальне вимога виправити виявлені помилки.
Здати корективний звіт необхідно протягом 5 днів з моменту отримання цієї вимоги. Якщо процедура не буде виконана, то буде вважатися, що компанією або ІП були порушені терміни здачі звіту до ПФ. Тому керівники фірм повинні відповідально підходити до свого обов’язку щодо заповнення та своєчасної здачі СЗВ-М у відділення ПФ.
В процесі заповнення даної документації важливо вказувати навіть співробітників, які з різних причин не виконували свої трудові обов’язки. Сюди відносяться фахівці, які перебувають у декретній відпустці або на лікарняному.
Висновок
СЗВ-МУ представлений звітом, який повинен здаватися усіма фірмами і підприємцями, нанимающими на роботу інших громадян. Процес заповнення цього документа вважається простим і швидким. Здавати його можна в електронному або паперовому вигляді в залежності від кількості працівників.
Якщо фірма не буде своєчасно передавати звіт в ПФ або буде допускати помилки під час заповнення цієї документації, то їй доведеться сплачувати штраф в розмірі 500 руб. за кожного працівника. Тому процес заповнення звіту довіряється тільки досвідченому і відповідальному співробітнику підприємства.
