Колективні методи прийняття рішень у менеджменті: основні етапи і приклади

Прийняття рішень для менеджера є постійною і досить відповідальною роботою. Вона виконується буквально при всіх діях керівників будь-якого рівня, допомагаючи формулювати постановку цілей і приводячи до їх досягнення.

Прийняття рішення стосується не тільки менеджера. Торкається воно і співробітників організації, а часом і весь колектив. Саме тому для досягнення успіху так важливо розуміти природу і суть таких дій, що і дозволить досягти успіху в галузі управління.

Для того щоб прийняте рішення було максимально ефективним, менеджеру слід враховувати цілий ряд факторів. Зробити це дозволить використання цільових міжфункціональних команд, члени яких повинні бути відібрані з різних рівнів і підрозділів організації.

Колективні методи прийняття рішення є найбільш ефективним способом розумової діяльності. Адже їх використання дозволяє з упевненістю говорити про максимальної об’єктивності отриманої експертної оцінки. Відбувається це завдяки залученню представницького і широкого кола фахівців.

Переваги групових рішень

Розглянемо переваги і недоліки колективних методів. Їх перевагами є наступні:

Отримання більш повної інформації. При залученні в процес прийняття рішень групи можна спостерігати різноманітність точок зору на основі досвіду, отриманого кожним з вхідних в неї фахівців. Подібне стає неможливим для однієї людини.

Розробка безлічі варіантів. У зв’язку з використанням групою великої кількості інформації обговоренню підлягає безліч точок зору. Подібна перевага колективних методів прийняття рішень особливо очевидно в тих випадках, коли команда збирається з представників різних спеціальностей. Множинність пропозицій і думок, як правило, призводить до появи більшої кількості корисних варіантів, ніж у випадку роботи кожного окремого співробітника.

Максимальна ймовірність схвалення рішень колективом. Нерідко трапляється так, що компанія не досягає стоїть перед нею мети. Відбувається це із-за незгоди співробітників виконувати доведені до їх відома рішення. Якщо ж у його прийняття буде приймати участь безпосередній виконавець, то в подальшому він неодмінно приступить до його реалізації і доб’ється, щоб це ж саме робили і його колеги.

Велика законність. Колективні методи прийняття рішення узгоджуються з демократичними ідеалами суспільства. Саме тому думку, висловлену групою, багатьма людьми сприймається як володіє більш законною силою. Рішення, прийняте одноосібно, та до того ж людиною, яка має повну владу, нерідко сприймається як деспотичне і диктаторське.

Недоліки групових методів

Що можна віднести до мінусів колективної роботи? Серед них:

Істотний витрата часу. Неможливо швидко зібрати групу. Потрібен час і для вироблення командою співробітників єдиного варіанта рішення. Подібного недоліку позбавлені дії однієї людини.

Влада меншості. Члени сформованої групи ніколи не будуть володіти однаковим становищем. Відрізнятися один від одного вони будуть своїм статусом в організації, досвідом роботи, знанням проблеми, здатністю висловлювати власну думку та ідеї, а також особистої упевненістю. Подібний вплив неодмінно призведе до того, що один або кілька членів групи почнуть користуватися своєю перевагою і будуть «притискати» інших. В результаті панівну меншість здатне вплинути на прийняття остаточного варіанту.

Тиск групи. В процесі прийняття рішень більшість членів команди хочуть бути «як всі». Відбувається це під впливом сформованої команди. Подібне призводить до виникнення явища, яке називається шаблонним або груповим мисленням. В цьому випадку людина або зовсім не має власної думки, або відмовляється від нього на догоду думки більшості. Шаблонне мислення є своєрідною формою підпорядкування. При її присутності члени команди відмовляються від непопулярних або нестандартних точок зору тільки заради того, щоб створити видимість згоди з більшістю. Все це негативно впливає на ефективність групових рішень.

Відсутність чіткого розподілу відповідальності. За прийняте рішення у відповіді всі члени групи. Але з кого при цьому запитати за кінцевий результат? При прийнятті одноосібного рішення відповідь на це питання очевидна. А ось за результати роботи групи не відповідає ніхто.

Підбір команди

На першому етапі використання колективних методів прийняття рішень в менеджменті необхідно створити робочу команду. Як правило, вона являє собою тимчасовий колектив, до якого входять як керівники, так і виконавці. Така команда – це цільове об’єднання працівників, яке виходить за межі організаційної структури компанії.

Серед відмінних характеристик групи, створюваної для прийняття управлінського рішення, можна виділити наступні:

Поділ лідерства між членами.

Наявність додаткових умінь і навичок.

Присутність особистої і взаємної відповідальності.

Створення продукту, здатного забезпечити синергічний ефект.

Оцінка ефективності діяльності по кінцевому результату.

Спільне прийняття і виконання рішень.

Командні ролі

Згідно теорії Р. Белбина, в кожній групі, створеній для прийняття оптимального управлінського рішення, найбільш ефективна колективна робота можлива за умови виконання її членами наступних дев’яти ролей:

Генератор ідей. Це людина, в завдання якого входить висунення нових стратегій. При цьому даному члену команди потрібно приділяти основну увагу тільки головних проблем, які належить вирішити групі. Генератор ідей має бути серйозно мислячою людиною, індивідуалістом, і при цьому відкритим до сприйняття свіжих ідей.

Дослідник ресурсів. Цей член групи повинен виявити нові ідеї та розробки, які мають місце за межами команди, і повідомити про них. За своїм характером такий чоловік повинен бути екстравертом, зацікавленим, допитливим і комунікабельним.

Координатор. Цей член групи – неодмінно впевнений у собі і зріла людина, що володіє якостями керівника. У його завдання входить визначення загальних цілей. Очоливши процес прийняття рішення, координатор повинен вміло делегувати повноваження.

Мотиватор. Це динамічний і стимулюючий інших осіб. Під час роботи в команді він не повинен втрачати самовладання навіть при виникненні самої важкої ситуації. Мотиватору необхідно володіти мужністю і натиском, що і дозволить групі успішно долати перешкоди, що виникають.

Критик. У завдання цього члена команди входить аналіз проблем з прагматичної точки зору. Критик оцінює пропозиції та ідеї таким чином, щоб направити команду на прийняття збалансованого рішення. Цій людині, що грає в команді роль скептика, необхідно володіти здоровим глуздом, розсудливістю і обачністю.

Робоча бджілка. У завдання цього члена команди входить перетворення концепцій і планів практичні процедури. При цьому робочої бджілці необхідно регулярно і ефективно виконувати усі прийняті на себе зобов’язання. Така людина має бути чутливий, м’який і соціально орієнтований. Йому просто необхідно бути хорошим дипломатом і адекватно реагувати на різні ситуації і дії людей, а також брати активну участь у формуванні духу команди.

Опора групи. Людині, що грає цю роль, належить підтримувати команду і надавати їй допомогу в найскладніших ситуаціях, сприяючи створенню гарного настрою. В групі йому відведена роль дипломата. За своїм характером він повинен бути спокійним і впевненим у собі, а також тримає під контролем власну поведінку.

Спеціаліст. Цьому члену команди необхідно перетворювати плани в реальність. Така людина має бути прихильником досягнень високих стандартів у своїй професійній області, а також володіти рідкісними навичками і знаннями.

Завершальний. Цьому члену команди важливо підтримувати серед її членів наполегливість, рятувати їх від помилок, пов’язаних не тільки з діяльністю, але і з бездіяльністю. За своїм характером йому важливо бути наполегливою, сумлінною і старанною.

Перейдемо до розгляду конкретних методів колективного прийняття рішення.

Мозковий штурм

Вважається, що даний метод був придуманий стародавніми вікінгами. Сталося це під час плавання, коли їх судно потрапило у важку ситуацію. Тоді капітан зібрав на палубі всю команду. Кожен з її членів по черзі пропонував власне рішення виходу з проблеми. Причому першими, хто висловлював свою думку, були юнги, а останнім виступав капітан. Застосування такого порядку дозволяло виключити вплив авторитету старших членів команди на думку молодших. Але остаточне прийняття рішення залишалося все ж за капітаном.

Для методу мозкової атаки характерно лавиноподібне висунення нових ідей без здійснення їх критичної оцінки. Відбувається даний процес до появи оптимального рішення. У завдання такого методу входить розробка максимальної кількості варіантів, що дозволяють знайти вихід з невизначеної ситуації.

Існує поширена думка про те, що мозковий штурм являє собою якесь неформальне зібрання, на якому співробітники висловлюють з приводу існуючої проблеми все те, що їм приходить в голову. З одного боку, це дійсно так. Але так як мозкова атака є в першу чергу методом, що дозволяє прийти до вирішення проблеми, то вона володіє своєю технологією, а також має певні правила та етапи. Їх дотримання дозволяє значно підвищити ефективність даного способу і виробити найбільш ефективне і якісне рішення.

Проведення мозкового штурму включає в себе шість етапів. Перший з них є підготовчим. Він необхідний для підбору людей і розподілу їх ролей. Тоді ж вибирається ведучий.

Який принцип формування групи? Все буде залежати від поставленої задачі. Наприклад, можлива участь всього відділу, якого стосується той чи інший питання. Але якщо підійти до цього етапу з усією відповідальністю, то слід включити в групу тих співробітників організації, яким за своїм посадовим обов’язкам доводиться стикатися з виниклою проблемою.

Одним з прикладів мозкового штурму може послужити рішення задачі розробки ідеї рекламної кампанії, замовленої виробником дитячого харчування. В цьому випадку для обговорення питання необхідно запросити дизайнерів і креативників, а також керівника відділу. Для участі в команді знадобляться і співробітники рекламного агентства, у яких є маленькі діти. Такі працівники самі, цілком ймовірно, купують цей продукт, і їх ідеї можуть послужити основою для розробки остаточного варіанту.

Другий етап методу мозкового штурму передбачає постановку цілей і завдань, які і стали причиною проведення даного заходу. Тут важливо докладно і дохідливо роз’яснити кожному з членів команди суть наявної проблеми. Це дозволить мінімізувати можливе непорозуміння. Команді необхідно надати як можна більше вихідних даних. Подібну дію і стане основним поштовхом до початку обговорення.

На третьому етапі використання методу проводиться розминка. Вона потрібна мізках так само, як і м’язам. До початку самого обговорення група повинна «розгойдатися». Заводієм при цьому виступає ведучий. Для розминки мозку підійде будь-яка групова гра. Усього кілька хвилин, і учасники будуть налаштовані на правильний лад.

Наступний етап є найважливішим. Він передбачає собою безперервну і активну генерацію ідей. Від цього етапу залежить ефективність кінцевого результату. При цьому можливе висунення будь-яких ідей – фантастичних, абсурдних і навіть нереальних. Найважливішим є саме безперервність самого процесу. Методи отримання інформації при цьому можуть бути самими різними. Це і усні висловлювання, які вимагають фіксації однією людиною на папері, і написання ідей кожним з учасників, які в подальшому і будуть підлягати розгляду.

На п’ятому етапі мозкового штурму всі ідеї ранжуються і оцінюються. В їх класифікації беруть участь всі члени групи, або тільки ведучий. В ідеалі це повинна робити окрема команда співробітників. Однак подібна умова для застосування методу не є обов’язковим. Після розгляду всіх пропозицій найслабші з них відсіваються. У результаті залишаються кращі варіанти. Їх кількість залежить від продуктивності проведеного заходу.

На заключному етапі результати мозкового штурму виносяться на загальне обговорення. В цей час групі доведеться перемкнутися з польоту фантазії на раціональне мислення. Саме тому проводити подібну роботу рекомендується через кілька днів після проведення заходу.

Різновиди мозкового штурму

Дана методика може застосовуватися з використанням різних способів проведення заходів. Розглянемо найбільш цікаві з них:

Відіграш ролей. Суть цього методу полягає в тому, що кожен з учасників групи повинен приміряти на себе той чи інший образ. Це і дозволяє йому максимально точно відчути певну ситуацію. Виходячи з позиції ролі співробітник організації описує ті відчуття, ідеї і думки, які прийшли до нього в голову. Головне при цьому – максимально розслабитись, для чого можна навіть переодягнутися в своїх героїв. Прикладом мозкового штурму цього виду може служити виконання завдання щодо створення упаковки продукту. При цьому учасники команди повинні зіграти ролі покупців супермаркету.

«120 кімнат». Цей метод дозволяє в досить нетривалі терміни згенерувати сто двадцять креативних ідей. Для цього учасники групи повинні представити перед собою будинок. У ньому є 120 порожніх кімнат. Завдання команди – увійти в кожну з них, відчути атмосферу і наповнити приміщення новою ідеєю.

Зворотний метод. Основним завданням при проведенні даного заходу є пошук найбільш невдалих рішень з їх перетворенням у найбільш прийнятні.

Метод Делфі

Цей спосіб прийняття колективних рішень був розроблений у США в 50-ті – 60-ті роки ХХ століття. Основна його задача полягала в прогнозуванні впливу тих наукових розробок, які мав намір здійснити в майбутньому, на методику проведення військових дій. Розроблявся даний спосіб в американському стратегічному центрі RAND.

На сьогоднішній день він вважається одним з методів прогнозування і планування, що стає можливим при проведенні експертної оцінки. Основною його особливістю є багаторівневість, анонімність, а також заочность. Базова передумова для створення цього способу полягає в ідеї того, що узагальнення і належна обробка індивідуальних оцінок великої кількості експертів з приводу тієї чи іншої ситуації дозволить отримати думка, що володіє максимумом вірогідності і надійності.

Суть методу Дельфі полягає в знаходженні шляхів визначення найбільш оптимального вирішення проблеми. Як це відбувається? Процедура здійснюється при використанні мозкового штурму, анкет-опитувальників та інтерв’ю. В його основі лежить думка про те, що створена команда незалежних експертів набагато краще оцінить і передбачить результат, ніж структурована група звичайних людей. Причому команда фахівців в цьому випадку може бути підібрана таким чином, щоб її учасники не знали один про одного. Це дозволяє виключити зіткнення різних думок.

Участь у Дельфийском методі беруть дві групи. Перша з них складається з експертів, які висловлюють свою точку зору на наявну проблему. Друга група представлена аналітиками. Вони необхідні для приведення думки експертів до одного спільного знаменника.

Сам же метод включає в себе кілька етапів:

На першому з них здійснюється підбір членів експертної групи. Як правило, це 20 осіб.

На другому етапі проводиться постановка проблеми. Експерти, отримуючи основне питання, розбивають його на кілька дрібних. У завдання аналітиків на цьому етапі входить складання анкети-опитувальника. Далі вона надається експертам, які і пропонують свої способи виходу із ситуації, а також вивчають наявність ресурсів і актуальність представлених шляхів рішення поставленої задачі. Аналітики розглядають думки експертів і прагнуть максимально зблизити їх. Подібні кроки повторюються знову і знову до тих пір, поки не буде вироблено єдину думку.

Третій етап є аналітичним. Тут знову проводиться перевірка узгодженості думок експертів, аналізуються отримані висновки, відбувається розробка остаточних рекомендацій.

Таким чином, даний спосіб являє собою метод анкетування, процедура якого є багаторівневою. Після кожного туру отримані дані допрацьовуються аналітиками, а результати цієї роботи повідомляються експертам із зазначенням виставлених оцінок.

На першому етапі методу анкетування учасники команди не аргументують свої резюме. У другому турі подібне вже присутня, якщо експерт не змінить свою оцінку.

Морфологічний метод

Процес прийняття рішень при використанні даного способу полягає в розкладанні наявної проблеми на складові її компоненти. Після цього слід їх розбивка на методи реалізації. Далі проводиться робота по складанню всіляких варіантів поєднань. Для найбільш перспективних з них формується проект.

Метод аналогій

Суть цього способу прийняття колективних рішень полягає в спробі усунення наявної проблеми з допомогою ідей, які мають місце в інших галузях науки і життя.

Протягом певного проміжку часу цей метод вибору альтернатив приймався настільки успішно, що став основою для зародження нової науки – синектики. Етапи застосування цього способу полягають у наступному:

Виокремлення причини труднощів.
Граничний її вираженні, сприйнятому фахівцями інших областей.
Описі мети і об’єктивних обмежень.
Виділення області науки або життя, де можуть бути присутні близькі рішення.
Підборі команди фахівців з обраної сфери діяльності.
Організації і проведенні мозкового штурму.
Інтерпретації отриманих варіантів рішень.
Виборі найбільш ефективних і реалізованих пропозицій.

Метод експертних оцінок

Деякі управлінські рішення повинні бути прийняті в області прогнозування і планування економічного розвитку організації. Здійснення цих завдань є складним багатоступеневим процесом. Він передбачає вирішення широкого кола науково-технічних і соціально-економічних проблем. При цьому знаходять своє застосування різні методи прогнозування та планування. Найбільш поширені з них інтуїтивні способи, які базуються на використанні логічного мислення.

У їх число входить метод експертних оцінок. Укладений він застосуванні інтуїтивно-логічного мислення фахівця. При цьому вона поєднується з кількісними способами оцінки, а також обробки отриманих результатів. В основі прогнозу при використанні даного методу лежить думка колективу фахівців, що володіють професійним, практичним і науковим досвідом.