У будь-якої організації і на державній службі здійснюється кадрове планування. Цією діяльністю займається виключно професійна служба. Але все-таки кадрове планування в організації здійснюється лише у тісному зв’язку з представником наймача або безпосередньо з самим керівником.
Визначення та особливість
Звичайно, стратегічний напрямок виділяє і усвідомлює тільки саме керівництво, але все ж це відбувається на основі тих викладок, які надали кадровики. І, відповідно, вони ж потім і розробляють комплекс заходів щодо організації відпрацьованої політики і, власне, самих планів, які затверджені наймачем.
Кадрове планування в організації — це комплекс таких заходів, які спрямовані на забезпечення підприємства або державного органу працівниками, здатними вирішувати всі проблеми, що стоять перед установою як поточні, так і перспективні завдання. І тут необхідно виділити дуже важливий момент.
Коли відбувається кадрове планування в організації, необхідно тримати в свідомості не лише ті завдання, які зараз стоять перед підприємством, але і можливі перспективи. Завжди потрібно відповідати на питання, що буде далі?
Наприклад, та ж сама тенденція скорочення штатів державної служби. Коли керівники припускають захід з кадрового планування в організації, їм, природно, потрібно мати на увазі таку можливість, що на підприємстві не буде більше нових вакансій або, можливо, доведеться скорочувати вже існуючі і, виходячи з цього, складати план дій.
Питання
Будь-яке кадрове планування персоналу в організації дозволяє вирішити п’ять завдань.
Першою з них є питання: “Скільки службовців і якої кваліфікації, коли і де будуть необхідні?”. Тобто якщо говорити коротко, то це означає: скільки, кого і де.
Друге питання
Як найбільш раціонально використовувати характеристики (здібності, знання і професійний досвід), які вже є у всього персоналу?
Причому тут потрібно пам’ятати про індивідуальний підхід, тобто все зводиться до конкретного фахівця. Як домогтися, щоб він опинився на своєму місці і приніс максимально велику корисність для фірми, в якій він працює. Повторюся, кадрове планування персоналу в організації — це справа суто, так би мовити, особиста і не зовсім приємне. Це експлуатація наявних службовців.
В даному випадку наймачі повинні отримати максимум від тих людей, з якими їм доводиться працювати, і це нормально.
Регулювання кількості працівників
Третім завданням є вирішення питання: “Як залучити потрібний і скоротити зайвий персонал без нанесення соціального збитку?”.
Це теж дуже важливо, тому що планування кадрової роботи в організації, звичайно ж, зводиться до скорочення штатів і безпосередньо самих працівників. Керівники повинні думати про те, що люди, яких вони звільняють, в якійсь мірі, опиняться на вулиці. Звичайно, хтось знайде себе в новій професії або на тій самій, а хтось не зможе подолати такий бар’єр. І це спричиняє соціальні наслідки, збитки. Навіщо потрібні натовпи безробітних чиновників, які потім можуть піти надавати, наприклад, консалтингові послуги. І це буде в такій організації, яка, скажімо так, не зовсім дружить з законом.
Потрібно мати на увазі, що найнебезпечніший злочинець — це колишній міліціонер. Те ж саме стосується і всіх цивільних службовців. Найнебезпечніші лобісти і найбільш досвідчені GR-фахівці — це колишні державні службовці.
Навіщо будь структурі створювати такий небезпечний прецедент, краще згладити цей момент вже на етапі планування кадрової роботи в організації.
Розвиток персоналу
Будь-яка компанія замислюється і над четвертим питанням: “Які заходи необхідно запланувати для найбільш ефективного професійного розвитку всіх службовців?”.
Це можуть бути події, пов’язані з направленням на додаткове освіта. А також якісь навчальні семінари за місцем служби і тренінги, не пов’язані безпосередньо з професійними знаннями, але розвивають особистісні характеристики фахівців.
Останнім часом входять в моду семінари психологічного характеру та командоутворення. І при наявності певних ресурсів і політичної волі державні органи можуть планувати ці заходи.
Заключний питання
Яких витрат будуть коштувати всі заплановані заходи?
Керівництво може скільки завгодно замислюватися, але у будь-якого підприємства є рамки бюджету. І тут знову ж розкривається нова мета кадрового планування в організації. Керівництво не може вийти за ті межі, які встановлені вищестоящими владою. Наприклад, для федерального органу обмежувач — це саме уряд.
Така мета кадрового планування в організації виходить з того, що у деяких підприємств немає можливості заробляти свої гроші, тому що вони не є приватною конторою. Тому обов’язково потрібно діяти тільки в тих бюджетних межах, які затверджені понад. Отже, якщо у підприємства немає запланованих коштів на, наприклад, додаткова освіта службовців, то доведеться якимось іншим чином забезпечувати професійний розвиток.
Комплекс заходів по плануванню
Завдання кадрового планування в організації зводяться багато в чому до проектування потреби в персоналі, кадрах і конкретних заходах. Вони встановлюються для підприємства на календарний рік.
І нарешті, найбільш технічна задача в організації кадрового планування, управління персоналом — це діяльність служб з реалізації професійного штату на підприємстві. Якщо звернути увагу на Федеральний закон № 79 про державної громадянської службі, то у статті 44 можна побачити всі напрямки державного органу.
В першу чергу це, звичайно ж, підготовка відповідних актів щодо кадрового питання представником роботодавця: накази про прийом, атестації та звільнення, а також направлення на додаткову освіту і так далі.
По-друге, це, безумовно, організація відповідних заходів. Наприклад, створення конкурсів, проведення атестації та кваліфікаційних іспитів, забезпечення роботи комісії з службовим спорах і врегулювання конфлікту інтересів, а також поточне кадрове діловодство, ведення трудових книжок, особових справ і так далі.
Крім цього, дана служба в своїх рамках здійснює серйозну методичну роботу. Тобто саме кадровики визначають спосіб, вірніше, вони тільки пропонують, а стверджує, природно, сам наймач, кандидатури на службу та здійснює оцінку претендентів. Природно, у тих рамках, які встановлюються законодавством.
Планування кадрової політики в організації також полягає у створенні методики проведення атестації та оцінки персоналу, в тому числі і поточних. І тут особливість державної служби в тому, що в різних державних органах ці процедури, з одного боку, повинні бути уніфіковані, і це вимога законодавства, а з іншого боку, в Росії фактично немає єдиного органу, який би займався цим питанням. Хоча закон і передбачає створення єдиної клітинки, але на федеральному рівні її немає і ці функції частково бере на себе Міністерство праці. А також багато запитань даються на відкуп кадровим службам, в тому числі і методика проведення конкурсних, атестаційних процедур.
Для порівняння можна навести ряд різних європейських країн: Італія, Франція і так далі. У них такі органи не створені. У Франції вищої структурою є Державна рада, яка і бере на себе в тому числі і функції адміністрації та управління державною службою. В Італії аналогічними обов’язками наділяється вища рада магістратури.
Подібна структура створюється не завжди у статусі міністерства або подібного органу, але в таких країнах, як Великобританія, Сполучені Штати Америки, Німеччина та у багатьох інших європейських країнах вона існує.
Система кадрового планування в організації
Під політикою розуміється порядок правил, у відповідності з якими діють люди, що входять у підприємство. Це найбільш загальне визначення і найважливіша складова частина кадрового планування в діяльності організації.
Система визначає філософію і принципи. І саме згідно з ними керівництво реалізує свої рішення щодо кадрових ресурсів і будує потенціал кадрової політики.
Мета — це забезпечення оптимального балансу, співвідношення процесів відновлення і збереження чисельного потенціалу працівників, а також формування їх якісного складу і задоволення потреби організацій, які визначаються відповідно до її стратегічними і тактичними прагненнями, а також відповідно до стану чинного законодавства та ринку праці.
Саме тому процес кадрового планування в організації може мати як широке, так і вузьке тлумачення.
Перше визначення
У широкому значенні кадрова стратегія — це концепція свідомих і конкретних образів, сформульованих і скріплених належними документами, правилами і нормами, які призводять загальнолюдський ресурс відповідно до тривалої стратегією компанії.
Тому при такому поданні слід концентрувати увагу на відмітні риси реалізації владних можливостей і стилі управління. Це визначає власне відображення, нехай і досить не прямо, у філософії установи, її місії і так далі.
Звідси випливає, що всі події по службі з кадрами, будь то пошук персоналу, формування штатного або нормативного розкладу, атестація, навчання, просування і так далі, у будь-якому випадку потрібно спланувати, звичайно ж, заздалегідь. При цьому все це повинно бути заздалегідь погоджено зі стратегічними цілями розвитку організації, таким як, наприклад, вихід на інші ринки або вирішення поточних проблем з різноманітними інстанціями і так далі.
Друге визначення
Кадрова політика у вузькому розумінні — набір деяких конкретних правил, побажань і обмежень, часто неусвідомлюваних, що реалізується як у процесі безпосередньої взаємодії між співробітниками, так і у взаємовідносинах між працівниками і організацією в цілому. Наприклад, в якусь фірму набираються тільки люди з вищою освітою. Це рішення конкретно і не обговорюється. Такий приклад показує, який напрямок кадрового планування в організації може бути в самому вузькому сенсі.
Виходячи з цих двох визначень можна виділити наступні типи політики:
1. В основі яких лежить рівень усвідомленості правил і норм кадрових заходів:
- пасивна,
- реактивна,
- превентивна,
- активна.
2. За ступенем відкритості організації, відношенню до зовнішнього середовища при формуванні робочого складу, її принципова орієнтація на внутрішні чи зовнішні джерела комплектування:
- закрита,
- відкрита.
Отже, тепер варто сказати більш докладно про цих основних принципах.
Особливості кадрового планування в організації
Почнемо з пасивної і реактивної. Що вони означають?
У випадку з першою кадровою політикою саме словосполучення представляється деяким протиріччям в термінах. Проте нерідко трапляються ситуації, коли керівництво організації, так чи інакше, змушений не проявляти надлишкових ініціатив. Якщо у кадрових працівників підприємства немає вираженої програми дій стосовно власного персоналу, то політика керівництва в цьому напрямі стає пасивною. І наймачі у такому разі змушені працювати в режимі екстреного реагування на позаштатні ситуації. І ось звідси виникає друге додаткове стан.
Реактивна кадрова політика полягає в тому, що керівництво на підприємстві здійснює контроль за симптомами негативного стану в роботі з персоналом. У такому разі наймачі роблять спроби прогнозувати причини таких ситуацій. А також керівництво стежить за виникненням конфліктів і здійснює певний моніторинг кваліфікованої робочої сили або мотивації персоналу до високоефективної праці.
Тому здійснюються дії, які спрямовані на аналіз причин, що призводять до виникнення різних кадрових проблем. У такому разі професійні служби включають в перелік своїх завдань моніторинг, прогнозування, профілактику.
Таким чином, етапи кадрового планування в організації значно розширюються при реактивної політики.
Превентивна та активна
Це ті види, які спрямовані на попередження і на пряме вплив.
В справжньому сенсі терміна існує превентивна та попереджувальна кадрова політика тоді, коли керівництво розташовується дієвим прогнозом розвитку тієї чи іншої ситуації. І коли на підприємстві таке положення справ розвинене і є професійна політика, можна говорити про аналіз кадрового планування в організації.
У цій ситуації може бути такий стан речей, коли у керівництва абсолютно немає коштів на особисту конкретну ситуацію. В цьому випадку виникає складне завдання перед працівниками кадрової служби. Їм необхідно прогнозувати ситуацію на середньостроковий період, який не є предметом стратегічного планування, ні тактичного реагування.
Саме це є однією з особливостей активної кадрової політики, яку можна охарактеризувати наступним чином.
Кадрова служба повинна бути здатні розробити цільові програми, засновані на моніторингу конкретної ситуації в режимі реального часу і на їх корегування у відповідності з попередніми діями. Необхідно виробити такі формули, які забезпечують одночасно і прогнозування, регулювання конкретної штатної ситуації.
Така характеристика активної кадрової позиції, яка повинна носити реалістичний характер.
Відкрита та закрита
Відкрита кадрова політика характеризується тим, що кожна організація є прозорою для співробітників на будь-якому структурному рівні. Вона відкрита навіть для потенційних співробітників. Новий персонал може почати працювати в організації як на нижчому, так і на вищому рівні. І в деякій, звичайно ж, ідеальному випадку дане підприємство з повністю відкритою кадровою політикою повинно бути здатне прийняти на роботу будь-якого фахівця на абсолютно будь-який рівень. Звичайно, тільки якщо він володіє відповідною кваліфікацією і, взагалі, організації потрібен. Саме в цьому особливість відкритої політики.
Можливо, ті читачі, які володіють досвідом роботи в кадровій структурі, скажуть, що все це звучить досить утопічно. Однак у сучасних компаніях така відкрита політика не є настільки екзотичним положенням речей.
На сьогоднішній день це характерно, наприклад, для багатьох сучасних телекомунікаційних, автомобільних чи радіокомпаній, які працювали на високому рівні і продовжують це робити не перший рік. Особливість організації в тому, що вони хочуть купувати ” людей на будь-які посадові рівні незалежно від того, працювали вони раніше в компаніях подібного роду чи ні. І також не важливий досвід в цілому, а іноді, навіть і освіта.
В таких організаціях відкритість кадрової політики має свою певну гнучкість, яка дає значний економічний ефект. Звичайно, в залежності від підприємства можуть змінюватися і умови прийому на роботу.
Як було зазначено вище, існує і зворотна закрита політика. Багато економістів вважають, що це дещо відходить форма. Але тим не менше треба визнати, що саме закрита кадрова політика є в нашій країні найбільш поширеною.
Дана форма виходить з того, що організація орієнтується виключно на включення у свій вищий керівний склад тільки співробітників зі своєї ж компанії з попереднього рівня. Тобто це і є поширена в Росії кар’єрна драбина.
Заміщення вакансії на кожному наступному рівні відбувається тільки з числа співробітників цієї ж самої організації, а нові обличчя з’являються лише на самій нижній сходинці.
Не варто даний формат асоціювати тільки з консервативністю вітчизняної кадрової середовища, оскільки така закрита політика характерна для багатьох західних компаній. І створена вона, безумовно, для тих організацій, які орієнтовані на створення позитивної корпоративної атмосфери усередині компанії.
