У статті наведені пояснення таких понять, як вхідна та вихідна документація, документообіг та його структура, документопотік, його режим і циклічність, внутрішня і зовнішня документація. Наведено способи виділення потрібної інформації та її зберігання в поточних справах і архівах при діловодстві.
Види документопотоків
У наш вік інформації неможливо собі уявити роботу будь-якої структури виробництва, споживання, регулювання або розподілу без документації. Робота з документацією при сьогоднішньому інформаційному паперовому та електронному бумі стає все більш складною. Змінюються носії інформації, змінюються люди, які її обробляють, змінюється правове поле використання інформації. Поняття і структура документопотоку також піддаються зміні.
Документ як одиниця документопотоку
Документ – це інформація, зафіксована у вигляді будь-якого матеріального об’єкта. Документом може бути фото, відео, аудіозапис, не кажучи вже про паперових носіях та в файлах. Але документ стає саме документом, тільки якщо має ряд необхідних вимог. Ці вимоги називаються реквізитами і являють собою обов’язкові ознаки, встановлені законом або положеннями для окремих видів документів. Для оформлення організаційно-розпорядчих документів, наприклад, існує ГОСТ Р 7.0.97-2016. Один з найважливіших реквізитів – дата документа (іноді – навіть час).
